تأمین‌کنندگان و سفارش خرید
ثبت تأمین‌کننده، گزارش گردش او، ساخت سفارش خرید با راهنمای پیش‌بینی تقاضا و هزینه‌های جانبی.
پاسخ کوتاه
تأمین‌کنندگان در «انبار ← تعاریف ← تأمین‌کنندگان» ثبت می‌شوند و سفارش خرید در «عملیات روزانه ← ورودی کالا ← 📋 سفارش خرید» ساخته می‌شود. هنگام وارد کردن اقلام، راهنمای «پیش‌بینی تقاضا» مقدار پیشنهادی می‌دهد و اگر مقدار با نیاز واقعی نخواند هشدار می‌دهد.
تأمین‌کننده جدید
- ۱به «تأمین‌کنندگان» بروید و «+ تامین‌کننده جدید» را بزنید.
- ۲«نام شرکت» را بنویسید (از نام‌های قبلی پیشنهاد می‌دهد). «نام رابط»، «شماره تماس»، «ایمیل» و «آدرس» اختیاری‌اند.
- ۳«زمان تحویل (روز)» را بنویسید؛ پیشنهاد خرید و راهنمای سفارش از آن استفاده می‌کنند.
- ۴«روزهای ارسال» را به‌صورت متن بنویسید (مثلاً شنبه، دوشنبه، چهارشنبه) و «نحوهٔ تسویه» را انتخاب کنید: «نقدی»، «اقساط» یا «چک».
- ۵ذخیره کنید.
نام تأمین‌کننده بعد از ساخت قابل تغییر نیست، چون روی همهٔ اسناد خرید و دفتر تفصیلی ثبت شده است. در ویرایش فقط «شماره تماس»، «زمان تحویل»، «آدرس»، «روزهای ارسال»، «نحوهٔ تسویه» و «فعال» تغییر می‌کنند. برای طرف حساب جدید، تأمین‌کنندهٔ تازه بسازید.
گزارش گردش تأمین‌کننده
کلیک روی ردیف تأمین‌کننده (یا 📈) «گزارش گردش» را باز می‌کند: تعداد اسناد خرید، جمع خرید، شرایط پرداخت فعلی، آخرین گردش، تعداد سفارش باز، جدول ماهانه (تعداد سند، ردیف، مبلغ و نحوهٔ تسویه) و فهرست اسناد خرید. چون هر رسید خرید نحوهٔ تسویهٔ همان روز را روی خودش مهر می‌کند، گزارش می‌تواند بگوید «تا خرداد نقدی بود و از تیر چکی شد» و ماه تغییر را با «تغییر روش» نشان بدهد. رسیدهای قدیمی‌تر از این قابلیت «نامشخص» خوانده می‌شوند.
حذف تأمین‌کننده
دکمهٔ 🗑️ فقط وقتی فعال است که تأمین‌کننده سفارش خرید باز نداشته باشد، حسابش تسویه باشد و ۳۶۵ روز هیچ گردشی نداشته باشد (تأمین‌کننده‌ای که هرگز از او خرید نشده، آزادانه حذف می‌شود). اگر غیرفعال است، موس را روی آن نگه دارید تا دلیل نوشته شود؛ مثلاً «آخرین گردش این تامین‌کننده ۴۰ روز پیش بوده — حذف فقط پس از ۳۶۵ روز بی‌گردشی ممکن است».
ساخت سفارش خرید
- ۱به «ورودی کالا» بروید و در کلید بالای صفحه «📋 سفارش خرید» را انتخاب کنید.
- ۲«+ سفارش جدید» را بزنید و «تامین‌کننده» را انتخاب کنید. «نام سفارش» (مثلاً خرید هفتگی لبنیات)، «تاریخ تحویل پیش‌بینی‌شده» و «یادداشت» اختیاری‌اند.
- ۳با «+ افزودن» اقلام را اضافه کنید: ماده را با کادر «🔍 جستجوی ماده اولیه…» پیدا و مقدار را وارد کنید. واحد ورود قابل تغییر است (گرم، کیلوگرم یا واحد خرید مثل کارتن)؛ سیستم زیر آن می‌نویسد «= ۴۸ عدد».
- ۴هزینه‌های جانبی (حمل، تخلیه، بیمه، عوارض) را در صورت وجود با عنوان و مبلغ اضافه کنید.
- ۵ذخیره کنید؛ سفارش «پیش‌نویس» ساخته می‌شود و با «📤 ارسال» به «ارسال‌شده» می‌رود.
در سفارش خرید قیمت تایپ نمی‌شود. بهای برآوردی هر ردیف از میانگین موزون فعلی گرفته می‌شود (برای ستون «مبلغ کل» و پیش‌پر شدن رسید) و قیمت واقعی هنگام ثبت رسید یا فاکتور وارد می‌شود.
راهنمای پیش‌بینی تقاضا
- ▸بالای اقلام نوار «📈 راهنمای پیش‌بینی تقاضا» با «اعتبار پیش‌بینی» (مثلاً خوب یا متوسط) و انتخاب «این سفارش چند روز را پوشش دهد؟» (۷، ۱۴ یا ۳۰ روز) هست؛ زمان تحویل تأمین‌کننده هم به آن اضافه می‌شود.
- ▸زیر هر قلم: موجودی فعلی، PAR، نیاز روزانه، نیاز ماه آینده، رزرو (پیش‌سفارش‌ها) و در راه (سفارش‌های ارسال‌شده).
- ▸دکمهٔ «📈 پیشنهاد: n» مقدار لازم را در ردیف می‌نشاند. فرمول: نیاز روزانه × (روزهای پوشش + زمان تحویل) + PAR − (موجودی − رزرو + در راه)، گرد شده به بالا تا واحد خرید.
- ▸اگر مقدار واردشده کم یا زیاد باشد، یا از ماندگاری کالا بیشتر، هشدار رنگی می‌آید («کسری»، «مازاد»، «ماندگاری این کالا … است»). پیش از ذخیره فهرست اقلام ناهم‌خوان یک‌جا نوشته می‌شود؛ ذخیره همچنان ممکن است.
- ▸اگر کالایی به دستور پخت هیچ محصولی وصل نباشد، پیش‌بینی ندارد و مبنای پیشنهاد فقط PAR است. اگر راهنما اصلاً در دسترس نباشد، دکمهٔ «📍 سفارش تا PAR» مقدار را تا سطح PAR پر می‌کند.
شیر کارتنی ۱۲تایی؛ مصرف روزانه ۶ عدد؛ PAR برابر ۴۸ عدد؛ موجودی ۲۰ عدد؛ بدون رزرو و بدون بار در راه. تأمین‌کننده ۲ روز زمان تحویل دارد و سفارش را برای ۱۴ روز پوشش می‌دهید.
- روزهای هدف
- ۱۴ + ۲ = ۱۶ روز
- نیاز دوره
- ۶ × ۱۶ = ۹۶ عدد
- پیشنهاد خام
- ۹۶ + ۴۸ − ۲۰ = ۱۲۴ عدد
- گرد شده به کارتن
- ۱۲۴ ÷ ۱۲ = ۱۰٫۳ ← ۱۱ کارتن = ۱۳۲ عدد
- →اگر به‌جای ۱۳۲ عدد فقط ۳۶ عدد (۳ کارتن) بنویسید، هشدار «کسری: این مقدار فقط ۹ روز را پوشش می‌دهد، در حالی که تا سفارش بعدی ۱۶ روز نیاز است» می‌آید (۲۰ + ۳۶ = ۵۶ عدد ÷ ۶ در روز ≈ ۹ روز).
- →اگر ماندگاری شیر ۷ روز باشد و ۱۳۲ عدد (حدود ۲۲ روز مصرف) بنویسید، هشدار «بخشی از آن فاسد می‌شود» هم می‌آید.
هزینه‌های جانبی
مبلغ هر هزینهٔ جانبی هنگام دریافت کالا به نسبت ارزش اقلام سفارش بین ردیف‌ها پخش می‌شود و در بهای هر قلم می‌نشیند. اگر سفارش را در چند نوبت دریافت کنید، هر نوبت فقط سهم خودش را می‌گیرد، نه کل مبلغ را در اولین تحویل. مثال عددی در ورودی کالا و قیمت‌گذاری میانگین موزون آمده است.
فهرست سفارش‌ها و وضعیت‌ها
فهرست سفارش‌ها به‌طور پیش‌فرض فقط ۷ روز اخیر را نشان می‌دهد؛ برای دیدن قدیمی‌تر، «از تاریخ» را عقب ببرید (یا با ✕ کنار تاریخ‌ها بازه را پاک کنید) و در صورت نیاز «همه وضعیت‌ها» را روی یک وضعیت بگذارید.
- ▸پیش‌نویس: قابل ویرایش (✏️)، ارسال (📤 ارسال)، ابطال (✕) و حذف (🗑️).
- ▸ارسال‌شده: آمادهٔ دریافت کالا؛ قابل ابطال.
- ▸ناقص: بخشی از اقلام دریافت شده است؛ قابل ابطال (آنچه رسیده می‌ماند).
- ▸تحویل‌شده: همهٔ اقلام دریافت شده‌اند؛ قابل ویرایش نیست.
- ▸ابطال‌شده: لغو شده و قابل ویرایش نیست.
عملکرد هر تأمین‌کننده (تحویل به‌موقع، تحویل کامل، میانگین زمان تحویل) در زبانهٔ «مالی و تأمین» گزارش‌های ریالی انبار آمده است. برای ساخت خودکار سفارش از مصرف اخیر به پیشنهاد خرید بروید.
پرسش‌های متداول
؟از کجا بفهمم چقدر سفارش بدهم؟
هنگام ساخت سفارش، راهنمای پیش‌بینی تقاضا نیاز روزانه و ماهانهٔ هر قلم را نشان می‌دهد و دکمهٔ «📈 پیشنهاد» مقدار لازم را برای بازه‌ای که انتخاب کرده‌اید پر می‌کند. برای همهٔ اقلام یک‌جا از «پیشنهاد خرید» استفاده کنید.
؟آیا می‌توانم سفارش ارسال‌شده را ویرایش کنم؟
در صفحهٔ سفارش‌ها فقط پیش‌نویس ویرایش و حذف می‌شود. سفارش ارسال‌شده یا ناقص را می‌توانید ابطال کنید و سفارش جدید بسازید.
؟کرایهٔ بار را کجا وارد کنم؟
در بخش «هزینه‌های جانبی» همان سفارش. مبلغ هنگام دریافت به نسبت ارزش اقلام پخش می‌شود و در بهای تمام‌شدهٔ کالا می‌نشیند.
؟سفارش قدیمی را در فهرست نمی‌بینم؛ پاک شده؟
نه. فهرست پیش‌فرض ۷ روز اخیر را نشان می‌دهد. «از تاریخ» را عقب‌تر بگذارید یا بازه را پاک کنید.
؟چرا نمی‌توانم نام تأمین‌کننده را عوض کنم؟
نام او روی اسناد خرید و حساب تفصیلی ثبت شده و تغییرش تاریخچهٔ بایگانی‌شده را عوض می‌کند. برای شرکت جدید، تأمین‌کنندهٔ تازه بسازید.