قفل دورهٔ حسابداری و قطعی‌سازی
قفل تا یک تاریخ، قفل خودکار ماهانه، قطعی‌سازی دسته‌ای اسناد موقت و هماهنگی با قفل انبار.
پاسخ کوتاه
قفل دوره تضمین می‌کند ماه‌هایی که اظهارنامه یا حقوق آن‌ها تمام شده تغییر نکنند: سندی با تاریخ پیش از قفل نه ثبت می‌شود، نه ویرایش، نه حذف، نه قطعی؛ حتی سند سیستمی دیرهنگام (مثلاً ویرایش فاکتور قدیمی) رد می‌شود. افتتاحیه و اختتامیه استثنا هستند.
کارت «قفل دورهٔ حسابداری» در تب «سال مالی و دوره‌ها» است و برای تغییر آن مجوز «قفل دوره و بستن سال مالی» لازم است. بالای کارت «قفل مؤثر تا» و «قفل انبار تا» نمایش داده می‌شود (یا «بدون قفل»).
قفل دستی
- ۱در «قفل تا پایان روز» تاریخ آخرین روز ماه تمام‌شده را بگذارید (مثلاً ۱۴۰۵/۰۷/۳۰).
- ۲اگر می‌خواهید انبار هم قفل شود، «قفل انبار هم تا همین تاریخ جلو برود» را بزنید.
- ۳«ذخیرهٔ قفل» را بزنید. «برداشتن قفل دستی» قفل را برمی‌دارد.
میان‌بر: در جدول «دوره‌ها»ی هر سال، برای هر ماه «قفل تا پایان این ماه» را بزنید؛ تأیید می‌خواهد و همان قفل دستی را تا پایان ماه می‌گذارد.
قفل خودکار
عدد «قفل خودکار (روز پس از پایان ماه، ۰ = دستی)» بین ۰ تا ۲۸ است. اگر مثلاً ۱۰ بگذارید، هر ماه شمسی ۱۰ روز پس از پایانش خودبه‌خود قفل می‌شود. قفل مؤثر دیرتر از دو قفل دستی و خودکار است.
قفل خودکار روی ۱۰ روز است و امروز ۱۴۰۵/۰۸/۰۵ (آبان) است.
- ۱۴۰۵/۰۸/۰۵
- مهر هنوز قفل نیست (تا ۱۰ روز از ۱ آبان فرصت دارید): ۱۴۰۵/۰۸/۰۱ + ۱۰ روز = ۱۴۰۵/۰۸/۱۱
- از ۱۴۰۵/۰۸/۱۱
- مهر خودکار قفل می‌شود و «قفل مؤثر تا» روی ۱۴۰۵/۰۷/۳۰ می‌رود
- پیش از آن (اقدام شما)
- اسناد موقت مهر را قطعی کنید، گزارش ارزش افزوده را بگیرید، سپس «قفل تا پایان این ماه» را بزنید
- بعد از قفل
- ثبت هزینه با تاریخ ۱۴۰۵/۰۷/۱۵ با پیام «دورهٔ حسابداری تا … قفل است — سند با تاریخ پیش از آن قابل ثبت، ویرایش، حذف یا قطعی‌کردن نیست» رد می‌شود؛ تاریخ را به یک روز آبان بگذارید
قطعی‌سازی دسته‌ای
دکمهٔ «قطعی‌سازی اسناد موقت تا …» (مجوز «تأیید سند») همهٔ اسناد موقت سیستمی تا تاریخ انتخابی (یا امروز) را قطعی می‌کند و پیام می‌دهد چند سند قطعی شد و چند «پیش‌نویس دستی باقی ماند». سند دستی پیش‌نویس باید جداگانه قطعی شود (و با تأیید دومرحله‌ای، توسط کاربر دیگر).
جدول دوره‌ها
هر ماه: «اسناد» (تعداد کل)، «پیش‌نویس»، «موقت» و «وضعیت». قبل از قفل ماه، ستون‌های پیش‌نویس و موقت باید صفر شوند.
اگر قفل انبار جلوتر از قفل حسابداری باشد، هشدار «قفل انبار جلوتر از قفل حسابداری است…» می‌آید، چون سندی می‌تواند در جایی ثبت شود که بازپخش انبار بسته است. هر دو را یکی کنید (تیک «قفل انبار هم …»).
روال ماهانه در بستن ماه توضیح داده شده است.
پرسش‌های متداول
؟قفل را اشتباه گذاشتم؛ چه کنم؟
«برداشتن قفل دستی» را بزنید یا تاریخ دیگری بگذارید. توجه کنید قفل خودکار جدا از دستی است و فقط با صفر کردن «روز» از کار می‌افتد. تغییر قفل در لاگ ممیزی ثبت می‌شود.
؟چرا سند بستن سال با وجود قفل ثبت می‌شود؟
اسناد افتتاحیه و اختتامیه عمداً داخل دوره‌های بسته تاریخ می‌گیرند و از قفل مستثنا هستند.
؟قفل حسابداری با بستن سال چه فرقی دارد؟
قفل دوره ماه‌به‌ماه است و قابل برداشتن؛ بستن سال سندهای پایان سال را می‌زند و سال را کاملاً می‌بندد. با بازگشایی سال کار برمی‌گردد.