شمارهٔ سالانه، مرتبسازی اسناد و تأیید دومرحلهای
نمایش شمارهٔ سند از ۱ در هر سال، مرتبسازی شماره بر اساس تاریخ و الزام قطعی‌کردن سند توسط کاربر دیگر.
پاسخ کوتاه
تب «اسناد» دو تیک و یک دکمه دارد: «نمایش شمارهٔ سالانه»، «تأیید دومرحلهای» و «مرتبسازی شمارهٔ اسناد» برای هر سال. شمارهٔ سراسری اسناد هرگز عوض نمی‌شود؛ شمارهٔ سالانه چیز جداگانه‌ای است که از ۱ در هر سال مالی شروع می‌شود.
شمارهٔ سالانه
هر سند هنگام ساخت یک شمارهٔ سراسری (پیوسته برای همیشه) و، اگر در سال مالی تعریف‌شده‌ای باشد، یک شمارهٔ سالانه می‌گیرد. اسناد قدیمی تا یک‌بار «مرتبسازی» نکنید شمارهٔ سالانه ندارند. تیک «نمایش شمارهٔ سالانهٔ سند (از ۱ در هر سال مالی) به‌جای شمارهٔ سراسری» فقط تعیین می‌کند ستون شماره در فهرست اسناد و دفتر روزنامه کدام را نشان دهد؛ شمارهٔ دیگر با نگه‌داشتن اشاره بر شماره دیده می‌شود.
مرتبسازی شمارهٔ اسناد
زیر تیک‌ها برای هر سال مالی دکمهٔ «مرتبسازی شمارهٔ اسناد» هست (نیازمند «قفل دوره و بستن سال مالی»). شمارهٔ سالانهٔ اسناد غیرقطعی را به ترتیب تاریخ (و سپس زمان ساخت) از نو میدهد؛ اسناد قطعی با شمارهٔ سالانه همان‌طور ثابت می‌مانند. پیش از قطعی‌سازی دسته‌ای و چاپ دفتر روزنامه اجرایش کنید. فقط شمارهٔ سالانه عوض می‌شود، نه شمارهٔ سراسری، نه تاریخ و ردیف‌ها.
سال ۱۴۰۵ پنج سند دارد که به این ترتیب ساخته شده‌اند (شمارهٔ سالانهٔ فعلی داخل پرانتز):
- الف — ۰۵ مهر، قطعی
- (۱) ← می‌ماند ۱
- ب — ۱۰ مهر، قطعی
- (۲) ← می‌ماند ۲
- ج — ۲۰ مهر، پیش‌نویس
- (۳) ← می‌شود ۵
- د — ۰۸ مهر، پیش‌نویس
- (۴) ← می‌شود ۳
- ه — ۱۵ مهر، پیش‌نویس
- (۵) ← می‌شود ۴
- →پیام موفقیت: «۳ سند شماره گرفت؛ ۲ سند قطعی ثابت ماند». اسناد قطعی از بالاترین شمارهٔ ثابت (۲) ادامه می‌دهند و بقیه به ترتیب تاریخ ۳، ۴، ۵ می‌شوند.
تأیید دومرحلهای
با تیک «تأیید دومرحلهای: سند دستی را کاربری غیر از ثبت‌کننده (با دسترسی «تأیید سند») قطعی کند ⚖»، کسی که سند دستی را نوشته نمی‌تواند خودش قطعی‌اش کند. فقط سند دستی را شامل می‌شود؛ اسناد خودکار و قطعی‌سازی دسته‌ای (که فقط اسناد سیستمی را می‌گیرد) تحت تأثیر نیستند.
- سارا (مجوز ثبت سند) سند دستی «هزینهٔ فرعی» را ثبت می‌کند
- وضعیت: پیش‌نویس
- سارا «قطعی» را می‌زند
- خطا: «تأیید دومرحلهای فعال است — سند را باید کاربری غیر از ثبت‌کننده قطعی کند»
- آقای رضایی (مجوز «تأیید سند») همان سند را قطعی می‌کند
- وضعیت: قطعی؛ تأییدکننده و زمان تأیید روی سند ثبت می‌شود
پرسش‌های متداول
؟شمارهٔ سراسری سند ممکن است عوض شود؟
هرگز. مرتبسازی فقط شمارهٔ سالانه را تغییر میدهد و ارجاعها و همگامسازی ابری به شمارهٔ سراسری تکیه دارند.
؟برای چه کسی تأیید دومرحلهای مناسب است؟
وقتی دو نفر در حسابداری کار میکنند و میخواهید هر سند دستی یک بازبین دوم داشته باشد. اگر فقط یک نفر کاربر دارید روشنش نکنید، چون سندهای دستی هیچوقت قطعی نمیشوند.
؟چرا دکمهٔ مرتبسازی را نمی‌بینم؟
به مجوز «قفل دوره و بستن سال مالی» نیاز دارد و باید سال مالی تعریف شده باشد.