چک‌های دریافتی و پرداختی
ثبت چک، چرخهٔ وضعیت (واگذاری، وصول، برگشت، استرداد، خرج) و سند خودکار هر مرحله، با نمونه.
پاسخ کوتاه
صفحهٔ «حسابداری مالی ← چک‌ها» چک‌های دریافتی و پرداختی را با وضعیت‌های «نزد ما»، «واگذار به بانک»، «وصول شد»، «برگشت خورده»، «مسترد شد» و «خرج‌شده» نگه می‌دارد. ثبت، وصول، برگشت، واگذاری مجدد و خرج چک هر کدام سند خودکار می‌سازند؛ پول فقط هنگام وصول به خزانه می‌رسد.
ثبت چک
- ۱دکمهٔ «+ چک جدید» را بزنید.
- ۲«نوع چک»: «دریافتی» (از مشتری گرفته‌اید) یا «پرداختی» (خودتان صادر کرده‌اید).
- ۳«سری/سریال»، «بانک»، «مبلغ» (باید بیشتر از صفر باشد)، «طرف حساب» (نام)، «تاریخ سررسید» و «یادداشت» را پر کنید.
- ۴«ثبت چک» را بزنید؛ وضعیت اولیه «نزد ما» است.
چرخهٔ وضعیت
- ▸نزد ما ← واگذار به بانک، وصول، استرداد، یا (فقط چک دریافتی) خرج کردن.
- ▸واگذار به بانک ← وصول یا برگشت.
- ▸برگشت خورده ← واگذاری مجدد به بانک یا استرداد.
- ▸وصول شد، مسترد شد و خرج‌شده پایانی هستند و دکمهٔ «تغییر وضعیت» برایشان نیست.
- ۱در ردیف چک «تغییر وضعیت» را بزنید.
- ۲از «وضعیت جدید» یکی از اقدام‌ها را بردارید: «واگذاری به بانک»، «وصول»، «برگشت»، «استرداد» یا «خرج کردن چک».
- ۳برای «وصول» «حساب بانک/صندوق (برای وصول)» را انتخاب کنید؛ بدون آن پیام «برای وصول چک، حساب بانک/صندوق را مشخص کنید» می‌آید.
- ۴«ثبت» را بزنید.
یک شرکت بابت سفارش پذیرایی چکی به شمارهٔ ۱۲۳۴۵۶ و سررسید ۱۴۰۵/۰۸/۱۵ داده است. ابتدا فروش را نسیه ثبت کرده‌اید (بدهکاری شرکت در «حساب‌های دریافتنی» است).
- ۱) ثبت چک (نزد ما)
- بدهکار «اسناد دریافتنی» ۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ — بستانکار «حساب‌های دریافتنی» ۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰
- ۲) واگذاری به بانک
- فقط وضعیت عوض می‌شود؛ سند ندارد
- ۳) وصول در «بانک ملت»
- بدهکار «بانک ملت» ۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ — بستانکار «اسناد دریافتنی» ۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰
- ۳ الف) به‌جای وصول: برگشت
- بدهکار «حساب‌های دریافتنی» ۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ — بستانکار «اسناد دریافتنی»؛ شرکت دوباره بدهکار است
- بعد از برگشت: واگذاری مجدد
- دوباره بدهکار «اسناد دریافتنی» و بستانکار «حساب‌های دریافتنی»
- →پول تنها در مرحلهٔ ۳ وارد «بانک ملت» می‌شود. تا آن موقع موجودی بانک تغییر نمی‌کند.
- ثبت چک
- بدهکار «حساب‌های پرداختنی» ۸٬۰۰۰٬۰۰۰ — بستانکار «اسناد پرداختنی» ۸٬۰۰۰٬۰۰۰
- وصول (بانک پاس کرد)
- بدهکار «اسناد پرداختنی» ۸٬۰۰۰٬۰۰۰ — بستانکار «بانک ملت» ۸٬۰۰۰٬۰۰۰
- →اگر بانک ۸٬۰۰۰٬۰۰۰ موجودی نداشته باشد، وصول با پیام «مانده حساب … کافی نیست» رد می‌شود.
خرج کردن چک دریافتی
اگر چک مشتری را به جای پول به یک تأمین‌کننده داده‌اید، «خرج کردن چک» را انتخاب کنید: بدهکار «حساب‌های پرداختنی» و بستانکار «اسناد دریافتنی». این گزینه فقط برای چک دریافتی و فقط وقتی چک نزد شماست هست.
سند چک‌ها وقتی ساخته می‌شود که پل خودکار روشن و حساب‌های «اسناد دریافتنی» و «اسناد پرداختنی» نگاشت شده باشند. اگر نباشند، وضعیت چک تغییر می‌کند ولی سندی ثبت نمی‌شود؛ در «سلامت تنظیمات» هشدار می‌بینید.
چک را از صفحهٔ دریافت و پرداخت ثبت نکنید؛ آنجا روش «چک» رد می‌شود، چون پول در لحظهٔ گرفتن چک جابه‌جا نمی‌شود.
پرسش‌های متداول
؟«خرج‌شده» یعنی چه؟
یعنی چکی را که از مشتری گرفته‌اید به تأمین‌کننده یا طلبکار دیگری داده‌اید (ظهرنویسی). فقط برای چک دریافتی و فقط وقتی «نزد ما» است.
؟اگر چک برگشت بخورد بدهی مشتری چه می‌شود؟
با ثبت برگشت، مبلغ از «اسناد دریافتنی» به «حساب‌های دریافتنی» برمی‌گردد و مشتری دوباره بدهکار می‌شود. اگر دوباره آن را به بانک بدهید («واگذاری به بانک»)، دوباره به اسناد دریافتنی منتقل می‌شود.
؟تفاوت «استرداد» و «برگشت» چیست؟
هر دو سند مبلغ را از اسناد به حساب دریافتنی/پرداختنی برمی‌گردانند. «برگشت» را برای چکی بزنید که بانک پاس نکرده؛ چنین چکی هنوز می‌تواند دوباره به بانک واگذار شود. «استرداد» وضعیت پایانی است (مثلاً چک به صاحبش پس داده شده) و دیگر قابل تغییر نیست.
؟چک سررسیدش گذشته؛ آیا خودکار وصول می‌شود؟
خیر. نرم‌افزار با بانک ارتباط ندارد؛ پس از اطمینان از واریز، خودتان «وصول» را ثبت کنید.