اسناد حسابداری

ستون‌ها و وضعیت‌ها

• ▸شماره، تاریخ، منبع (دستی، فروش، خرید، دریافت/پرداخت، هزینه، چک، انتقال وجه، افتتاحیه، اختتامیه، تسویهٔ ارزش افزوده، پیش‌سفارش، کارت هدیه، انعام)، شرح و مبلغ.
• ▸پیش‌نویس: سند دستی که هنوز قطعی نشده؛ قابل ویرایش و حذف.
• ▸موقت: سند سیستمی که ساخته شده و منتظر قطعی‌سازی است. محتوایش نهایی است و دستی تغییر نمی‌کند.
• ▸قطعی: سند نهایی؛ نه ویرایش می‌شود نه حذف.

سند موقت سیستمی با دکمهٔ «قطعی‌سازی اسناد موقت تا …» در قفل دوره گروهی قطعی می‌شود. در گزارش‌ها با تیک «فقط قطعی» می‌توانید فقط اسناد قطعی را ببینید.

ثبت سند دستی

1. ۱دکمهٔ «+ سند جدید» را بزنید. دو ردیف خالی باز می‌شود.
2. ۲«تاریخ» (تقویم شمسی) و «شرح سند» را وارد کنید.
3. ۳برای هر ردیف «حساب» (معین) را انتخاب کنید و مبلغ را در «بدهکار» یا «بستانکار» بنویسید؛ با نوشتن یکی، دیگری خودکار صفر می‌شود. «شرح» هر ردیف اختیاری است.
4. ۴با «+ افزودن ردیف» ردیف اضافه کنید؛ دکمهٔ ✕ فقط وقتی بیش از دو ردیف دارید دیده می‌شود.
5. ۵نوار پایین جمع بدهکار و بستانکار را زنده نشان می‌دهد: «✓ متوازن» یا «اختلاف: …». دکمهٔ «ذخیره» تا متوازن نشود غیرفعال است.
6. ۶سند «پیش‌نویس» ذخیره می‌شود. پس از بازبینی در فهرست «قطعی» را بزنید (نیازمند مجوز «تأیید سند»).

طرف حساب و مرکز هزینه روی ردیف

• ▸اگر حساب انتخابی طرف حساب بپذیرد، زیر آن فهرست «طرف حساب» می‌آید (مشتری با جستجوی نام یا تلفن، تأمین‌کننده، کارمند یا پیک). برای حساب‌های دریافتنی و پرداختنی الزامی است و کادر قرمز می‌شود.
• ▸اگر مرکز هزینه تعریف کرده باشید و قاعدهٔ آن حساب اجازه دهد، فهرست «مرکز هزینه» هم دیده می‌شود.
• ▸اینکه کدام حساب چه می‌پذیرد را قواعد تفصیلی تعیین می‌کند.

جستجو و فیلتر

• ▸بازهٔ تاریخ «از» و «تا» بالای صفحه.
• ▸کادرهای «جستجوی عنوان / شرح سند» و «شماره سند» و فهرست «همهٔ حساب‌ها» روی همان بازه فیلتر می‌کنند؛ «پاک کردن فیلتر» همه را برمی‌دارد.
• ▸ردیف پایانی «مجموع … سند» و «جمع کل» مبلغ اسناد فیلترشده را نشان می‌دهد. دکمهٔ «نمایش» ردیف‌های هر سند را باز می‌کند.

اگر … شد

• ▸«سند متوازن نیست: جمع بدهکار باید با جمع بستانکار برابر باشد»: یکی از مبلغ‌ها را اصلاح کنید.
• ▸«هر ردیف باید مبلغ بدهکار یا بستانکار داشته باشد» یا «حساب انتخاب‌شده قابل ثبت سند نیست»: ردیف خالی را پر یا حذف کنید و فقط معین فعال انتخاب کنید.
• ▸«برای ردیف دریافتنی/پرداختنی، طرف حساب را انتخاب کنید»: زیر حساب، طرف حساب را برگزینید.
• ▸«دورهٔ حسابداری تا … قفل است» یا «سال مالی … بسته شده است»: تاریخ سند باید بعد از قفل و در سال باز باشد.
• ▸«سند سیستمی قابل ویرایش دستی نیست» و «سند قطعی‌شده قابل ویرایش نیست»: برای اصلاح سند معکوس ثبت کنید.
• ▸«مانده حساب … کافی نیست»: سند باعث منفی شدن صندوق/بانک می‌شود.