اسناد خودکار (پل حسابداری)
کدام رویدادها سند خودکار می‌سازند و یک فاکتور فروش دقیقاً چه سندی میشود، با نمونهٔ عددی.
پاسخ کوتاه
پل خودکار برای فروش صندوق (همراه بهای تمام‌شده)، رسید و برگشت خرید انبار، هزینه، دریافت و پرداخت، چک، انتقال وجه، تسویهٔ پیک، کارت هدیه، اعتبار سازمانی و تسویهٔ آن با سازمان، پیش‌سفارش، انعام و حقوق سند متوازن میسازد. با ویرایش یا ابطال فاکتور، سند قبلی برگشت می‌خورد و سند درست جدید ثبت میشود.
روشن یا خاموش کردن
کلید «فعالسازی پل خودکار (تولید سند از فروش/خرید)» در «تنظیمات حسابداری ← عمومی» است (تنظیمات حسابداری). اگر خاموش باشد، صفحهٔ «اسناد حسابداری» کادر هشدار «پل خودکار حسابداری غیرفعال است» را با دکمهٔ «✓ فعالسازی و ثبت اسناد گذشته» نشان می‌دهد؛ این دکمه علاوه بر روشن کردن پل، سند فروشهای گذشته را هم یکبار میسازد.
ترتیب محاسبه در فاکتور
- ▸تخفیف‌ها (ردیف، سفارش، کوپن) از جمع اقلام کم میشوند.
- ▸حق سرویس درصدی از مبلغ پس از تخفیف است و پیش از مالیات اضافه میشود.
- ▸مالیات بر ارزش افزوده روی «مبلغ پس از تخفیف + حق سرویس» حساب میشود.
- ▸هزینهٔ ارسال بعد از مالیات اضافه میشود و مشمول مالیات نیست.
جمع اقلام ۱٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال، تخفیف سفارش ۱۰۰٬۰۰۰ ریال، حق سرویس ۱۰٪ و مالیات ۱۰٪. مشتری ۵۰۰٬۰۰۰ ریال نقد و بقیه را با کارتخوان پرداخت کرده است.
- مبلغ پس از تخفیف
- ۱٬۰۰۰٬۰۰۰ − ۱۰۰٬۰۰۰ = ۹۰۰٬۰۰۰ ریال
- حق سرویس ۱۰٪
- ۹۰۰٬۰۰۰ × ۱۰٪ = ۹۰٬۰۰۰ ریال
- مالیات ۱۰٪
- (۹۰۰٬۰۰۰ + ۹۰٬۰۰۰) × ۱۰٪ = ۹۹٬۰۰۰ ریال
- مبلغ قابل پرداخت
- ۹۹۰٬۰۰۰ + ۹۹٬۰۰۰ = ۱٬۰۸۹٬۰۰۰ ریال
- پرداخت
- نقد ۵۰۰٬۰۰۰ + کارت ۵۸۹٬۰۰۰
- →سند خودکار فروش:
- →بدهکار «صندوق (نقد)» ۵۰۰٬۰۰۰ — «دریافت نقدی»
- →بدهکار «بانک پیش‌فرض کارتخوان» ۵۸۹٬۰۰۰ — «دریافت کارتخوان»
- →بدهکار «برگشت از فروش و تخفیفات» ۱۰۰٬۰۰۰ — «تخفیف فروش»
- →بستانکار «درآمد فروش» ۱٬۰۰۰٬۰۰۰
- →بستانکار «درآمد حق سرویس» ۹۰٬۰۰۰ (اگر این حساب نگاشت نشده باشد، روی «درآمد فروش» می‌نشیند)
- →بستانکار «مالیات بر ارزش افزودهٔ فروش» ۹۹٬۰۰۰
- →جمع بدهکار ۱٬۱۸۹٬۰۰۰ = جمع بستانکار ۱٬۱۸۹٬۰۰۰ ✓
درآمد فروش به‌صورت ناخالص (پیش از تخفیف) ثبت میشود و تخفیف جداگانه در ردیف بدهکار دیده میشود؛ بنابراین در صورت سود و زیان هم رقم فروش و هم تخفیف را جدا می‌بینید.
بقیهٔ حالت‌های فروش
- ▸فروش نسیه: مابقی مبلغ به «حساب‌های دریافتنی» با طرف حساب (تفصیلی) همان مشتری بدهکار میشود.
- ▸پرداخت با اعتبار باشگاه مشتریان: ردیف بدهکار «اعتبار باشگاه مشتریان»؛ با کارت هدیه: بدهکار «بدهی کارت هدیه» (نه خزانه، چون پول هنگام فروش کارت وارد شده است).
- ▸پرداخت با اعتبار سازمانی: ردیف بدهکار «حساب دریافتنی اعتبار سازمانی» (۰۱۰۳۰۷) با شرح «اعتبار سازمانی» و تفصیلی همان سازمان؛ طلب از سازمان است، نه پول صندوق. اگر این ردیف در نگاشت خالی باشد، مبلغ به‌صورت «فروش نسیه» روی «حساب‌های دریافتنی» می‌نشیند — صورتحساب و تسویه با سازمان.
- ▸پیک: نقدی که پیک از مشتری گرفته تا تسویه در «حساب دریافتنی پیک» با تفصیلی همان پیک می‌ماند، نه در صندوق (گزارش «تسویه‌نشدن پیک» در صورت‌های مالی).
- ▸مهمان (رایگان): کل ارزش به «هزینهٔ پذیرایی و مهمان» بدهکار میشود. غذای کارکنان: به «غذای کارکنان» بدهکار میشود.
- ▸اگر تفکیک مالیات و عوارض روشن باشد، ردیف مالیات به دو ردیف «مالیات بر ارزش افزوده» و «عوارض ارزش افزوده» شکسته میشود.
- ▸اختلاف یک ریالی ناشی از گرد کردن به «گرد کردن» می‌رود تا سند همیشه متوازن بماند.
سند بهای تمام‌شده جدا ثبت میشود: بدهکار «بهای تمام‌شدهٔ کالای فروش‌رفته» و بستانکار «موجودی مواد و کالا». برای رسید خرید: بدهکار «موجودی مواد و کالا» و بستانکار «حساب‌های پرداختنی» به نام تأمین‌کننده.
جمع اقلام ۱٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال و مالیات ۱۰٪، بدون تخفیف و حق سرویس. ۸۰۰٬۰۰۰ ریال از اعتبار سازمانی «شرکت نمونه» و ۳۰۰٬۰۰۰ ریال با کارتخوان پرداخت میشود. آخر ماه شرکت ۸۰۰٬۰۰۰ ریال را به حساب بانکی واریز می‌کند.
- مبلغ قابل پرداخت
- ۱٬۰۰۰٬۰۰۰ + ۱۰۰٬۰۰۰ = ۱٬۱۰۰٬۰۰۰ ریال
- پرداخت
- اعتبار سازمانی ۸۰۰٬۰۰۰ + کارت ۳۰۰٬۰۰۰
- →سند خودکار فروش:
- →بدهکار «بانک پیش‌فرض کارتخوان» ۳۰۰٬۰۰۰ — «دریافت کارتخوان»
- →بدهکار «حساب دریافتنی اعتبار سازمانی» (تفصیلی شرکت نمونه) ۸۰۰٬۰۰۰ — «اعتبار سازمانی»
- →بستانکار «درآمد فروش» ۱٬۰۰۰٬۰۰۰
- →بستانکار «مالیات بر ارزش افزودهٔ فروش» ۱۰۰٬۰۰۰
- →جمع بدهکار ۱٬۱۰۰٬۰۰۰ = جمع بستانکار ۱٬۱۰۰٬۰۰۰ ✓
- →سند تسویه (با «💵 ثبت تسویه» و روش «واریز بانکی / کارت»، منبع «دریافت/پرداخت»): بدهکار «بانک پیش‌فرض کارتخوان» ۸۰۰٬۰۰۰ — بستانکار «حساب دریافتنی اعتبار سازمانی» (تفصیلی شرکت نمونه) ۸۰۰٬۰۰۰. با روش «نقدی (صندوق)» به‌جای بانک، «صندوق (نقد)» بدهکار میشود — صورتحساب و تسویه با سازمان.
- →اگر فاکتور ابطال شود، سند «ابطال فروش فاکتور» همین ردیف ۸۰۰٬۰۰۰ را هم با همان تفصیلی برمی‌گرداند و طلب از شرکت کم میشود.
اگر سندی ساخته نشد
- ▸در «تنظیمات حسابداری ← سلامت تنظیمات» ببینید کدام حساب پیش‌فرض نگاشت نشده است (نگاشت حساب‌ها).
- ▸در گزارش «ارزش افزوده» ردیف «فاکتور پرداخت‌شده بدون سند فروش» تعداد فاکتورهای بی‌سند را نشان می‌دهد.
- ▸اگر تاریخ فاکتور در دورهٔ قفل‌شده یا سال بسته باشد، ثبت یا بازثبت سند رد میشود (به مقالهٔ قفل دوره نگاه کنید).
پرسش‌های متداول
؟چرا بعد از ویرایش یک فاکتور قدیمی خطای «دورهٔ حسابداری … قفل است» میگیرم؟
ویرایش فاکتور، سند قبلی را برگشت میزند و سند جدید میسازد؛ اگر تاریخ فاکتور پیش از تاریخ قفل باشد، این کار رد میشود تا ماههای اظهار شده تغییر نکنند. یا قفل را موقتاً بردارید (با مجوز قفل دوره) یا اصلاحیه را با تاریخ امروز در یک سند دستی ثبت کنید.
؟درآمد فروش با جمع فروش گزارش فروش یکی نیست؟
درآمد فروش در دفتر ناخالص (پیش از تخفیف) و بدون حق سرویس، ارسال و مالیات است؛ هر کدام حساب جدا دارند. تخفیف‌ها در حساب «برگشت از فروش و تخفیفات» دیده میشود.
؟نقدی که پیک گرفته کجای دفاتر است؟
در «حساب دریافتنی پیک» به نام همان پیک، تا وقتی تسویه شود. پس از تسویه به صندوق می‌رود و کسری هم به «کسری تسویه پیک» می‌رود. گزارش «تسویه‌نشدن پیک» همین را نشان می‌دهد.
؟پیش از فعالسازی پل، فروشهای قبلی چه میشوند؟
دکمهٔ «فعالسازی و ثبت اسناد گذشته» سند آنها را یکبار میسازد. اگر فقط تیک را بزنید، فقط فروشهای بعدی سند میخورند.
؟خریدی که با اعتبار سازمانی پرداخت شده کجای دفاتر است؟
در «حساب دریافتنی اعتبار سازمانی» (۰۱۰۳۰۷) با تفصیلی همان سازمان، تا وقتی سازمان پرداخت کند. پرداخت سازمان را با «ثبت تسویه» در «مشتریان ← اعتبار سازمانی» ثبت کنید، نه با «دریافت و پرداخت»؛ تسویه صندوق یا بانک را بدهکار و همین حساب را بستانکار می‌کند.