صورتحساب و تسویه با سازمان
«بدهی سازمان»، صورتحساب بازهٔ دلخواه با خروجی CSV، «ثبت تسویه» بانکی یا نقدی، سند حسابداری روی حساب ۰۱۰۳۰۷ و ردیف «اعتبار سازمانی» در گزارش فروش.
پاسخ کوتاه
هر خریدی که با اعتبار سازمانی پرداخت شود طلب شما از همان سازمان است. سربرگ «📄 صورتحساب و تسویه» خریدها و برگشت‌های هر بازه را فهرست می‌کند و خروجی CSV می‌دهد؛ وقتی سازمان پرداخت کرد، «💵 ثبت تسویه» را می‌زنید تا «بدهی سازمان» کم شود و با حسابداری فعال، سند دریافت روی «حساب دریافتنی اعتبار سازمانی» (۰۱۰۳۰۷) ثبت شود.
«بدهی سازمان» = «مصرف‌شده (کل)» (خریدها منهای برگشت‌ها) − «دریافت‌شده از سازمان». این عدد روی کارت هر سازمان و در جزئیات آن دیده می‌شود.
صورتحساب یک بازه
- ۱سازمان را انتخاب کنید و سربرگ «📄 صورتحساب و تسویه» را باز کنید.
- ۲«از تاریخ» و «تا تاریخ» را با تقویم شمسی انتخاب کنید. خالی گذاشتن یعنی از ابتدا یا تا امروز.
- ۳سه عدد را بخوانید: «مصرف در این بازه»، «دریافت در این بازه» (بدون بازه: «مصرف (کل)» و «دریافت (کل)») و «بدهی فعلی سازمان» که همیشه کل بدهی تا امروز است، مستقل از بازه.
- ۴جدول هر خرید و برگشت را با تاریخ، نام، موبایل، فاکتور، نوع («🛒 خرید» یا «↩ بازگشت») و مبلغ نشان می‌دهد. برگشتِ ناشی از ویرایش به‌جای شمارهٔ فاکتور «سفارش #N» دارد. تسویه‌های همان بازه زیر عنوان «تسویه‌ها» با تاریخ، «نقدی» یا «بانکی»، شرح و مبلغ می‌آیند.
- ۵«⬇ خروجی اکسل (CSV)» صورتحساب را با نام «صورتحساب اعتبار سازمانی - نام سازمان» و ستون‌های تاریخ، نام، موبایل، شماره فاکتور، شماره سفارش، نوع و «مبلغ (ریال)» می‌سازد تا برای سازمان بفرستید. اگر در بازه ردیفی نباشد این دکمه غیرفعال است. تسویه‌ها در این فایل نیستند.
ثبت تسویه
- ۱«💵 ثبت تسویه» را بزنید (اگر بدهی صفر باشد غیرفعال است). پنجره «بدهی فعلی سازمان» را نشان می‌دهد.
- ۲«مبلغ دریافتی (ریال)» از پیش برابر کل بدهی است؛ برای پرداخت بخشی، عدد کمتری بنویسید. مبلغ بیشتر از بدهی رد می‌شود: «مبلغ تسویه بیشتر از بدهی سازمان است (بدهی: X ریال)».
- ۳«روش دریافت»: «واریز بانکی / کارت» (پیش‌فرض) یا «نقدی (صندوق)».
- ۴«شرح (اختیاری)» را بنویسید، مثلاً «واریز بابت مهر ۱۴۰۵».
- ۵«✓ ثبت تسویه» را بزنید؛ پیام «تسویهٔ X از نام سازمان ثبت شد» می‌آید و بدهی همان لحظه کم می‌شود.
صفحه دکمه‌ای برای حذف یا ویرایش تسویهٔ ثبت‌شده ندارد. پیش از «✓ ثبت تسویه» مبلغ و روش را بازبینی کنید.
در حسابداری
- ۱خرید با اعتباربدهکار ۰۱۰۳۰۷ · تفصیلی سازمان
- ۲ابطال یا ویرایشسند برگشت فروش
- ۳صورتحسابخروجی CSV برای سازمان
- ۴ثبت تسویهبستانکار ۰۱۰۳۰۷ · بانک یا صندوق
- ▸حساب «۰۱۰۳۰۷ حساب دریافتنی اعتبار سازمانی» زیر کل «۰۱۰۳ حسابها و اسناد دریافتنی تجاری» است. نصب جدید با آن ساخته می‌شود و نصب قدیمی هنگام به‌روزرسانی آن را می‌گیرد؛ ردیف «حساب دریافتنی اعتبار سازمانی» در نگاشت حسابها (بخش «اشخاص») به آن وصل است.
- ▸فروش: در سند خودکار فروش، سهم اعتبار سازمانی با شرح «اعتبار سازمانی» به این حساب بدهکار می‌شود و سازمان تفصیلی آن ردیف است — اسناد خودکار.
- ▸ابطال و ویرایش: سند فروش با «ابطال فروش فاکتور» برگشت می‌خورد (و در ویرایش، سند تازه با مبلغ جدید ثبت می‌شود)، پس طلب از سازمان هم با آن اصلاح می‌شود.
- ▸تسویه: سندی با منبع «دریافت/پرداخت» و شرح «تسویهٔ اعتبار سازمانی — نام سازمان»: بدهکار حساب «بانک پیش‌فرض کارتخوان» (روش بانکی؛ در نصب پیش‌فرض «موجودی نزد بانکها») یا «صندوق (نقد)» (روش نقدی؛ «موجودی نزد صندوق») و بستانکار ۰۱۰۳۰۷ با تفصیلی همان سازمان.
- ▸به این ترتیب «بدهی سازمان» در این صفحه با ماندهٔ تفصیلی همان سازمان روی ۰۱۰۳۰۷ برابر است — به‌شرط اینکه پل خودکار از اولین فروش روشن و این ردیف نگاشت شده باشد.
در مهر سه خرید از اعتبار «شرکت نمونه» ثبت می‌شود و یکی از آن‌ها ابطال می‌شود. حسابداری و پل خودکار روشن است.
- فاکتور ۱ — علی
- ۱٬۱۰۰٬۰۰۰ — بدهکار ۰۱۰۳۰۷ (شرکت نمونه)
- فاکتور ۲ — مریم
- ۸۸۰٬۰۰۰
- فاکتور ۳ — علی
- ۵۵۰٬۰۰۰
- ابطال فاکتور ۳
- ↩ بازگشت ۵۵۰٬۰۰۰ به اعتبار علی؛ سند برگشت روی ۰۱۰۳۰۷
- مصرف در مهر
- ۱٬۱۰۰٬۰۰۰ + ۸۸۰٬۰۰۰ + ۵۵۰٬۰۰۰ − ۵۵۰٬۰۰۰ = ۱٬۹۸۰٬۰۰۰
- ثبت تسویه (واریز بانکی ۱٬۵۰۰٬۰۰۰)
- بدهکار «بانک پیش‌فرض کارتخوان»، بستانکار ۰۱۰۳۰۷ — ۱٬۵۰۰٬۰۰۰
- بدهی سازمان
- ۱٬۹۸۰٬۰۰۰ − ۱٬۵۰۰٬۰۰۰ = ۴۸۰٬۰۰۰ ریال
- →مانده ۴۸۰٬۰۰۰ ریال در «بدهی فعلی سازمان» می‌ماند و در صورتحساب ماه بعد هم دیده می‌شود تا با تسویهٔ بعدی صاف شود.
پول سازمان را از «حسابداری مالی ← دریافت و پرداخت» ثبت نکنید. آنجا طرف حساب فقط مشتری، تأمین‌کننده یا کارمند است و سند به «حساب‌های دریافتنی» می‌رود، نه ۰۱۰۳۰۷؛ «بدهی سازمان» در این صفحه هم تغییر نمی‌کند. همیشه از «💵 ثبت تسویه» استفاده کنید — دریافت و پرداخت.
اگر ماژول حسابداری یا پل خودکار خاموش باشد یا ردیف «حساب دریافتنی اعتبار سازمانی» خالی مانده باشد، تسویه در همین صفحه ثبت و بدهی کم می‌شود ولی سندی ساخته نمی‌شود. با ردیف خالی، سهم اعتبار سازمانی فروش هم مثل فروش نسیه روی «حساب‌های دریافتنی» می‌نشیند.
در گزارش‌ها و صندوق
- ▸در گزارش دوره‌ای فروش، «اعتبار سازمانی» با تعداد «N پرداخت» در نوار خلاصه می‌آید (اگر بیشتر از صفر باشد)، در نمودار روش پرداخت برش جدا دارد و خروجی گزارش دو ردیف «اعتبار سازمانی» و «تعداد پرداخت با اعتبار سازمانی» دارد. این مبالغ جزو «نسیه» نیستند.
- ▸سهم اعتبار سازمانی هیچ‌وقت در نقد صندوق شیفت حساب نمی‌شود، چون پولی دریافت نشده است.
- ▸خود تسویه فروش نیست و در گزارش فروش نمی‌آید. تسویهٔ «نقدی (صندوق)» در نقدِ مورد انتظار شیفت هم حساب نمی‌شود؛ اگر این پول را در کشوی صندوق بگذارید، هنگام بستن شیفت اضافهٔ صندوق دیده می‌شود.
- ▸فاکتوری که تماماً با اعتبار سازمانی پرداخت شده، در پروندهٔ مشتری و گزارش لغو با روش پرداخت «🏢 اعتبار سازمانی» دیده می‌شود.
پرسش‌های متداول
؟«بدهی سازمان» با ماندهٔ حساب ۰۱۰۳۰۷ در دفتر یکی نیست؛ چرا؟
معمولاً یکی از این‌هاست: پل خودکار از اول روشن نبوده، ردیف «حساب دریافتنی اعتبار سازمانی» مدتی خالی بوده (و فروش‌ها به حساب‌های دریافتنی رفته‌اند) یا پول سازمان از «دریافت و پرداخت» ثبت شده است. «دفتر کل» حساب ۰۱۰۳۰۷ را ردیف‌به‌ردیف با صورتحساب همان سازمان مقایسه کنید تا اختلاف پیدا شود.
؟سازمان فقط بخشی از بدهی را پرداخت کرده است؛ چه کنم؟
در «💵 ثبت تسویه» همان مبلغ دریافتی را بنویسید. بقیه در «بدهی فعلی سازمان» می‌ماند و تسویهٔ بعدی آن را صاف می‌کند.
؟صورتحساب را چطور برای سازمان بفرستم؟
در «📄 صورتحساب و تسویه» بازهٔ تاریخ را انتخاب و «⬇ خروجی اکسل (CSV)» را بزنید. فایل هر خرید و برگشت را با نام، موبایل، شمارهٔ فاکتور و مبلغ دارد.
؟تسویه را اشتباه ثبت کردم؛ برمی‌گردد؟
صفحه دکمه‌ای برای حذف یا ویرایش تسویه ندارد. پیش از «✓ ثبت تسویه» مبلغ و روش را بازبینی کنید.
؟پول تسویه به کدام حساب بانکی می‌رود؟
روش «واریز بانکی / کارت» همیشه به حسابی می‌رود که در نگاشت روی «بانک پیش‌فرض کارتخوان» است، و روش «نقدی (صندوق)» به «صندوق (نقد)». انتخاب حساب بانکی دیگر در این پنجره نیست.