بستن پایان ماه
فاکتورهای خرید، انبارگردانی، ریالی کردن و قفل انبار، حقوق، اسناد حسابداری و قفل دوره.
پاسخ کوتاه
در پایان ماه رسیدهای بدون فاکتور را ریالی کنید، انبارگردانی را ببندید، «ریالی کردن کل انبار» و «مغایرت‌گیری انبار ↔ دفتر کل» را انجام دهید، دورهٔ انبار را قفل کنید، حقوق را قطعی و اسناد را قطعی کنید و دورهٔ حسابداری را قفل کنید.
این فهرست برای پایان ماه است. برای پایان سال مالی بستن سال مالی و برای حقوق اجرای حقوق ماهانه را ببینید. مثال‌ها دربارهٔ شهریور ۱۴۰۵ هستند.
انبار
- ۱در «انبار ← اسناد انبار ← اسناد انبار» رسیدهایی را که ریالی نیستند پیدا کنید و برای هرکدام «ثبت فاکتور و ریالی کردن رسید» را بزنید.
- ۲در «انبار ← عملیات روزانه ← انبارگردانی» برای هر انبار «شروع انبارگردانی» بزنید، مقدار شمارش‌شده را وارد و «✓ بستن شمارش» را بزنید. شمارش بالاتر از آستانه به تأیید مدیر نیاز دارد. بعد از بستن، «📐 انحراف مصرف» (با ماژول مدیریت هزینه) را ببینید.
- ۳در «انبار ← اسناد انبار ← ریالی کردن کل انبار» «تا تاریخ» را آخر ماه بگذارید، «🔍 پیش‌نمایش» را بخوانید و «✅ تأیید و ریالی کردن» را بزنید تا خروجی‌ها (از جمله حواله مصرف) به میانگین موزون بخورند. تاریخچه و «↩ برگشت از محاسبه» در همان صفحه است.
- ۴در «انبار ← اسناد انبار ← حسابداری انبار» «⚖️ مغایرت‌گیری انبار ↔ دفتر کل» را بررسی کنید: ارزش دفتری انبار باید با مانده حساب موجودی بخواند و «توضیح‌داده‌نشده» نزدیک صفر باشد.
- ۵در همان صفحه در «🔒 قفل دورهٔ انبار» تاریخ پایان ماه را بدهید و «قفل تا این تاریخ» را بزنید؛ سند انباری با تاریخ پیش از آن دیگر ثبت یا لغو نمی‌شود.
حقوق و حسابداری
- ۱ساعت‌های ناقص را در «حقوق و دستمزد ← حضور و غیاب» با «+ ثبت دستی» اصلاح کنید.
- ۲حقوق ماه را در «حسابداری مالی ← حقوق و دستمزد» بسازید و قطعی کنید (اجرای حقوق ماهانه).
- ۳در «حسابداری مالی ← اسناد حسابداری» اسناد پیش‌نویس را قطعی کنید.
- ۴در «حسابداری مالی ← صورت‌های مالی» تراز آزمایشی (جمع بدهکار و بستانکار برابر)، سود و زیان و ترازنامه را بگیرید.
- ۵اگر مودیان فعال است، وضعیت صورتحساب‌ها را بررسی کنید؛ صورتحساب معلق یا ناموفق در چک‌لیست بستن سال هشدار می‌دهد.
- ۶در «حسابداری مالی ← تنظیمات حسابداری ← سال مالی و دوره‌ها» سال را باز کنید و برای شهریور «قفل تا پایان این ماه» را بزنید؛ یا از «قفل دورهٔ حسابداری» «قفل تا پایان روز» را بدهید و «ذخیرهٔ قفل» را بزنید. اسناد سیستمی موقت را با «قطعی‌سازی اسناد موقت تا …» قطعی کنید.
مرور هزینه
- ▸در منوی «بهای تمام‌شده»، داشبورد و بودجه ماه را مرور کنید و واریانس قیمت خرید را برای مذاکرات ماه بعد بگیرید.
قفل حسابداری تا ۳۱ شهریور ۱۴۰۵ داده شد و قفل انبار هم تا همان تاریخ جلو رفت.
- سند دستی با تاریخ ۲۹ شهریور
- رد می‌شود (ثبت، ویرایش، حذف و قطعی‌سازی)
- سند دستی با تاریخ ۲ مهر
- ثبت می‌شود
- حواله انبار با تاریخ ۳۰ شهریور
- ثبت یا لغو نمی‌شود
- ویرایش فاکتور فروش قدیمی
- سند سیستمی دیرهنگام هم رد می‌شود
- اسناد اختتامیه و افتتاحیه
- مستثنا هستند
- →اگر «قفل خودکار» را روی عددی مثل ۵ بگذارید، هر ماه ۵ روز پس از پایانش خودکار قفل می‌شود؛ ۰ یعنی دستی.
اگر … شد
- ▸مغایرت انبار با دفتر کل صفر نمی‌شود: بیشتر از حرکاتی است که سند نخورده‌اند (دوره‌ای که ثبت خودکار خاموش بود) یا سند دستی روی حساب موجودی. صفحه این‌ها را جدا نشان می‌دهد.
- ▸تاریخ انبار قفل است ولی باید سندی اصلاح شود: «برداشتن قفل» در «حسابداری انبار»، اصلاح، سپس دوباره قفل.
- ▸قطعی‌سازی دسته‌ای می‌گوید پیش‌نویس دستی باقی ماند: اسناد دستی باید جدا و توسط کاربر دارای دسترسی «تأیید سند» قطعی شوند.
پرسش‌های متداول
؟قفل دورهٔ انبار را می‌شود برداشت؟
قفلی که دستی گذاشته‌اید با «برداشتن قفل» در «حسابداری انبار» (یا «برداشتن قفل دستی» در تنظیمات حسابداری) برداشته می‌شود. اما بستن سال مالی قفل را تا پایان آن سال جلو می‌برد و برنمی‌گردد، مگر سال را بازگشایی کنید.
؟قفل انبار و قفل حسابداری فرق دارند؟
بله. قفل انبار فقط اسناد انباری را می‌بندد و قفل حسابداری اسناد مالی را؛ با تیک «قفل انبار هم تا همین تاریخ جلو برود» می‌توانید هر دو را با هم بدهید.
؟ریالی کردن را چند بار می‌توانم اجرا کنم؟
هر چند بار. هر اجرا نتیجه را در پیش‌نمایش نشان می‌دهد و از آخرین ریالی کردن ادامه می‌دهد؛ نتیجهٔ اجرا هم با «برگشت از محاسبه» قابل برگشت است.