مدیریت موجودی از هشدار تا تأمین
از هشدار کمبود و پیش‌بینی تقاضا تا سفارش خرید، رسید، فاکتور خرید و کاردکس.
پاسخ کوتاه
چرخهٔ تأمین: هشدار کمبود یا «پیش‌بینی تقاضا» ← «پیشنهاد خرید» یا «سفارش خرید» ← «رسید خرید — با سفارش خرید» ← «تطبیق با فاکتور خرید» برای ریالی کردن رسید ← بررسی در کاردکس. همه از منوی «انبار» انجام می‌شود.
۱. تشخیص نیاز
- ۱وقتی ماده‌ای به سطح PAR یا «کف سفارش» برسد، اعلان در زنگ اعلان‌ها ظاهر می‌شود.
- ۲در «انبار ← گزارشات ← داشبورد انبار» فهرست مواد کم‌موجودی را ببینید.
- ۳برای نگاه به ماه آینده «فروش ← پیش‌بینی تقاضا» را باز کنید؛ تقاضا از فروش گذشته، فصل و مناسبت‌ها پیش‌بینی و از مسیر دستور پخت به مواد اولیه تبدیل می‌شود.
۲. سفارش خرید
- ۱سریع‌ترین راه: «انبار ← گزارشات ← پیشنهاد خرید»، بازهٔ مصرف را انتخاب و «📝 ساخت سفارش پیش‌نویس به تفکیک تأمین‌کننده» را بزنید.
- ۲یا دستی: «انبار ← عملیات روزانه ← ورودی کالا ← 📋 سفارش خرید ← + سفارش جدید». تأمین‌کننده و «تاریخ تحویل پیش‌بینی‌شده» را وارد کنید.
- ۳در نوار «📈 راهنمای پیش‌بینی تقاضا» تعیین کنید «این سفارش چند روز را پوشش دهد؟» (۷، ۱۴ یا ۳۰ روز). برای هر قلم موجودی، نیاز و «در راه» دیده می‌شود و هشدار کسری، مازاد، فساد یا تمام شدن پیش از رسیدن بار می‌آید.
- ۴برای هر قلم «📈 پیشنهاد» مقدار مناسب را پر می‌کند؛ اگر پیش‌بینی نباشد «📍 سفارش تا PAR» مقدار را برابر کمبود تا سطح PAR می‌گذارد. هزینه‌های جانبی (حمل، تخلیه) را اضافه و ذخیره کنید؛ سفارش «پیش‌نویس» است.
- ۵پس از هماهنگی با تأمین‌کننده «📤 ارسال» را بزنید؛ مقدارش در ستون «در راه» سفارش‌های بعدی حساب می‌شود.
۳. رسید دریافت کالا
- ۱وقتی بار رسید، «انبار ← عملیات روزانه ← ورودی کالا ← 📥 رسیدها ← 📥 رسید دریافت» را باز کنید (دریافت کالا).
- ۲نوع سند را «رسید خرید — با سفارش خرید» بگذارید و سفارش را انتخاب کنید؛ همهٔ اقلام در یک رسید شماره‌دار می‌آیند.
- ۳مقدار دریافتی هر قلم را همان‌طور که تحویل گرفته‌اید، و در صورت وجود تاریخ انقضا را وارد و «ثبت سند» را بزنید. سفارش به «ناقص» یا «تحویل‌شده» تغییر می‌کند.
۴. فاکتور خرید و ریالی کردن
- ۱اگر فاکتور هنوز نرسیده، رسید بدون مبلغ ثبت می‌شود. وقتی رسید، همان رسید را باز کنید.
- ۲در «🧾 تطبیق با فاکتور خرید» «شمارهٔ فاکتور»، «تاریخ فاکتور» و مبلغ‌ها را بنویسید و «ثبت فاکتور و ریالی کردن رسید» را بزنید (فاکتور خرید).
- ۳میانگین موزون قیمت هر ماده به‌روز می‌شود و در صورت فعال بودن حسابداری، سند خرید صادر می‌شود.
PAR پنیر ۶۰ کیلو است و موجودی ۲۲ کیلو با میانگین ۳٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال بر کیلو.
- سفارش تا PAR
- ۶۰ − ۲۲ = ۳۸ کیلو، قیمت توافقی ۳٬۲۰۰٬۰۰۰
- رسید
- تأمین‌کننده ۳۶ کیلو آورد ← وضعیت «ناقص»، ۲ کیلو باز می‌ماند
- فاکتور
- ۳۶ × ۳٬۲۰۰٬۰۰۰ = ۱۱۵٬۲۰۰٬۰۰۰ ریال
- میانگین موزون جدید
- (۲۲ × ۳٬۰۰۰٬۰۰۰ + ۱۱۵٬۲۰۰٬۰۰۰) ÷ ۵۸ = ۱۸۱٬۲۰۰٬۰۰۰ ÷ ۵۸ ≈ ۳٬۱۲۴٬۱۳۸ ریال
- →از این لحظه بهای هر کیلو پنیر در دستور پخت‌ها ۳٬۱۲۴٬۱۳۸ ریال حساب می‌شود و «واریانس قیمت خرید» اثر گرانی نسبت به خرید قبلی دیده می‌شود.
۵. کنترل در کاردکس
- ▸«انبار ← گزارشات ← کاردکس تعدادی»: ورود، خروج و مانده هر کالا با موجودی اول و پایان دوره.
- ▸«انبار ← گزارشات ← کاردکس تعدادی-ریالی»: همان گردش با مبلغ واحد و ارزش (برای واحد مالی).
برگشت کالا به تأمین‌کننده با «خروجی کالا ← حوالهٔ خروج» و نوع «برگشت از خرید» ثبت می‌شود. اگر مقدار یک ردیف رسید اشتباه است، انباردار می‌تواند مقدار همان ردیف را ویرایش کند؛ موجودی، مانده سفارش و سند حسابداری اصلاح می‌شوند.
پرسش‌های متداول
؟پیشنهاد مقدار سفارش از کجا می‌آید؟
از پیش‌بینی تقاضای ماه آینده که از مسیر دستور پخت به مواد اولیه تبدیل شده، به‌علاوهٔ موجودی، رزروها، بارِ در راه و زمان تحویل تأمین‌کننده. ماده‌ای که به هیچ دستور پختی وصل نیست بر اساس سطح PAR پیشنهاد می‌گیرد.
؟هشدارهای سفارش خرید جلوی ذخیره را می‌گیرند؟
خیر. هشدارها فقط راهنما هستند و سفارش در هر حال ذخیره می‌شود.
؟فاکتور خرید دیرتر از بار می‌رسد؛ چه کنم؟
رسید را بدون مبلغ ثبت کنید تا موجودی به‌روز شود. وقتی فاکتور رسید، از همان رسید «ثبت فاکتور و ریالی کردن رسید» را بزنید.