بستن سال مالی و سند افتتاحیه
عیدی و سنوات، چک‌لیست بستن سال، اسناد اختتامیه، قفل انبار و افتتاحیهٔ سال جدید.
پاسخ کوتاه
پایان سال مالی در «حسابداری مالی ← تنظیمات حسابداری ← سال مالی و دوره‌ها» انجام می‌شود: ماه‌ها را ببندید، عیدی و سنوات را قطعی کنید، سال بعد را تعریف کنید، «بستن سال» را با چک‌لیست بزنید و روی سال جدید «سند افتتاحیه» ثبت کنید. بستن سال با «بازگشایی» قابل برگشت است.
این کار را حسابدار یا مدیر با دسترسی «قفل دوره و بستن سال» انجام می‌دهد. پیش از آن ماه‌ها را مطابق بستن پایان ماه ببندید.
پیش از بستن
- ۱در «حسابداری مالی ← حقوق و دستمزد» دورهٔ «🎁 عیدی پایان سال ۱۴۰۵» را بسازید، مبالغ را مرور و قطعی کنید و پرداخت کنید. دورهٔ «📦 سنوات پایان سال» هم برای پرداخت سنوات سالانه است (حقوق و دستمزد).
- ۲همهٔ دوره‌های حقوق سال قطعی باشند؛ دورهٔ قطعی‌نشده در چک‌لیست بستن هشدار می‌دهد (اجرای حقوق ماهانه).
- ۳یک انبارگردانی کامل در ماه آخر سال انجام دهید و «ریالی کردن کل انبار» را تا آخر سال بزنید؛ در چک‌لیست «انبارگردانی پایان سال» دیده می‌شود.
- ۴وضعیت صورتحساب‌های سامانهٔ مودیان را روشن کنید (وضعیت مودیان) و اسناد دستی پیش‌نویس را قطعی کنید.
- ۵تراز آزمایشی و صورت‌های مالی را بگیرید (صورت‌های مالی) و یک پشتیبان کامل بسازید.
تعریف سال و سیاست بستن
- ۱در «سال‌های مالی» اگر سال بعد نیست، «پیشنهاد سال شمسی» را بزنید تا عنوان و ۱ فروردین تا پایان اسفند پر شود (کبیسه حساب می‌شود) و «+ افزودن» (سال مالی).
- ۲پایین همان تب «سیاست بستن سال ⚖» را با حسابدار تعیین کنید: «شخصیت» (حقیقی یا حقوقی)، «مقصد سود (زیان) خالص سال» (سود انباشته یا سرمایه/جاری شرکا) و، فقط برای شخص حقوقی، «اندوختهٔ قانونی» با درصد و سقف. «ذخیرهٔ سیاست بستن» را بزنید.
بستن سال
- ۱در ردیف سال، «بستن سال» را بزنید؛ «چک‌لیست بستن سال» باز می‌شود.
- ۲موارد را بخوانید: «تراز آزمایشی» (مسدودکننده اگر جمع بدهکار و بستانکار برابر نباشد)، «اسناد دستی پیش‌نویس»، «صورتحساب‌های سامانهٔ مودیان»، «دوره‌های حقوق» و «انبارگردانی پایان سال» (هشدار). تا مورد مسدودکننده باقی است دکمه غیرفعال است.
- ۳دکمهٔ «بستن سال» (یا «بستن سال با وجود هشدارها») را بزنید. حساب‌های موقت (درآمد، بهای تمام‌شده، هزینه) بسته می‌شوند و سال «بسته» می‌شود.
- ۴قفل دورهٔ انبار هم خودکار تا پایان همان سال بالا می‌رود (و عقب نمی‌رود).
- ۵روی سال جدید، «سند افتتاحیه» را بزنید و تأیید کنید: سند اختتامیهٔ حساب‌های دائمی (دارایی، بدهی، سرمایه) در آخر سال قبل و عکس آن به‌عنوان افتتاحیهٔ سال جدید ثبت می‌شود.
- ۶در حقوق، برای سال جدید نرخ‌ها را از «تنظیمات و نرخ‌ها» با «کپی» از سال قبل بسازید.
درآمد فروش سال ۸۰٬۰۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال؛ بهای تمام‌شده ۲۴٬۰۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰؛ حقوق ۳۰٬۰۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰؛ اجاره ۱۴٬۴۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰؛ سایر هزینه‌ها ۶٬۰۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰. شخص حقیقی با مقصد «سود (زیان) انباشته».
- سود سال
- ۸۰ − (۲۴ + ۳۰ + ۱۴٫۴ + ۶) = ۵٫۶ میلیارد ریال
- سند ۱: بستن حساب‌های موقت
- بدهکار درآمد ۸۰ میلیارد؛ بستانکار بهای تمام‌شده ۲۴، حقوق ۳۰، اجاره ۱۴٫۴، سایر ۶ و «سود و زیان جاری» ۵٫۶ (جمع هر طرف ۸۰ میلیارد)
- سند ۲: انتقال سود
- بدهکار «سود و زیان جاری» ۵٫۶ میلیارد، بستانکار «سود (زیان) انباشته» ۵٫۶ میلیارد
- سند ۳: اندوختهٔ قانونی
- فقط شخص حقوقی با تیک فعال؛ برای شخص حقیقی ثبت نمی‌شود
- سند اختتامیه و افتتاحیه
- همهٔ مانده‌های دائمی در آخر ۱۴۰۵ صفر و در اول ۱۴۰۶ همان مقدار برقرار می‌شود
- →اگر شخص حقوقی بودید و اندوختهٔ قانونی ۵٪ تا سقف ۱۰٪ سرمایه ثبتی فعال بود، ۵٪ از ۵٫۶ میلیارد، یعنی ۲۸۰ میلیون ریال، با سند جدا از «سود (زیان) انباشته» به اندوخته می‌رفت (تا سقفی که هنوز فضا دارد).
بازگشایی سال
- ۱اگر پس از بستن مشکلی پیدا شد، در ردیف سال بستهٔ مربوط «بازگشایی» را بزنید و تأیید کنید. اسناد بستن حساب‌ها با یک سند معکوس خنثی می‌شوند و سال دوباره «باز» است. اگر سال بعد هم بسته شده باشد، ابتدا همان را بازگشایی کنید.
- ۲اشکال را اصلاح کنید و دوباره «بستن سال» را بزنید. اگر پیش‌تر برای سال بعد «سند افتتاحیه» زده بودید، پیام هشدار می‌گوید پس از اصلاح و بستن دوباره، «سند افتتاحیه» سال بعد را دوباره بزنید تا فقط تفاوت‌ها به‌صورت زوج سند تکمیلی منتقل شود.
سند افتتاحیه فقط از سالی که بسته شده ساخته می‌شود؛ وگرنه برنامه می‌گوید «سال مالی … هنوز بسته نشده است». پیش از بستن حتماً پشتیبان بگیرید.
اگر … شد
- ▸پیام «بستن سال ممکن نیست: تراز آزمایشی»: جمع بدهکار و بستانکار برابر نیست؛ سند ناهماهنگ را در «دفاتر و مرور» پیدا و اصلاح کنید.
- ▸پیام «حساب سرمایه / سود انباشته برای بستن سال مالی یافت نشد»: در «حساب‌های پیش‌فرض» تنظیمات حسابداری حساب سود انباشته یا سرمایه را نگاشت کنید.
- ▸پیام دربارهٔ «اصلاح مانده‌های افتتاحیه»: افتتاحیهٔ قدیمی بدون اختتامیه ثبت شده بود؛ ابتدا در تنظیمات حسابداری آن اصلاح را بررسی و تأیید کنید.
پرسش‌های متداول
؟بستن سال مالی غیرقابل بازگشت است؟
نه. با «بازگشایی» اسناد بستن با یک سند معکوس خنثی می‌شوند و سال دوباره باز می‌شود. ولی بعد از بستن، سند با تاریخ آن سال ثبت نمی‌شود، پس پیش از بستن همه‌چیز را بررسی و پشتیبان بگیرید.
؟بعد از بستن سال، مانده بانک و بدهی‌ها خودکار به سال جدید می‌رود؟
با «سند افتتاحیه» روی سال جدید منتقل می‌شود. این سند فقط آنچه هنوز منتقل نشده را می‌برد، پس دوبار زدنش مانده را دوبرابر نمی‌کند.
؟قفل انبار با بستن سال چه می‌شود؟
تا پایان همان سال قفل می‌شود و فقط با بازگشایی سال یا برداشتن دستی قفل (در حسابداری انبار) قابل تغییر است.
؟چه کسی اجازهٔ بستن سال را دارد؟
کاربر دارای دسترسی «قفل دوره و بستن سال» در تنظیمات حسابداری. کاربران عادی حسابداری حتی دکمه‌های بستن و افتتاحیه را نمی‌بینند.