پروندهٔ پرسنلی و احکام کارگزینی
اطلاعات بیمه، مالیات و بانک هر کارمند و حکم کارگزینی که مزد و مزایای ثابت را از یک تاریخ تعیین می‌کند.
پاسخ کوتاه
پروندهٔ پرسنلی (در فرم کارمند) اطلاعاتی را نگه می‌دارد که لیست بیمه، لیست مالیات و فایل بانک لازم دارند. «حکم کارگزینی» مزد و مزایای ثابت هر نفر را از یک تاریخ مشخص می‌کند و حقوق هر ماه از حکمِ نافذ همان ماه خوانده می‌شود.
مشخصات حقوقی در فرم کارمند
در «حقوق و دستمزد ← کارکنان» (کارکنان و نقش‌ها) کادر «💼 حقوق و دستمزد» این‌ها را دارد: «حقوق پایه ماهانه (ریال)»، «نرخ هر ساعت (ریال)» (برای کارمند ساعتی)، «تعداد فرزند (حق اولاد)»، «کد ملی»، «شماره حساب/شبا» و دو تیک «مشمول بیمهٔ تأمین اجتماعی» و «متأهل (حق تأهل)». کد ملی نامعتبر با پیام «کد ملی نامعتبر است» قرمز می‌شود.
«📁 پرونده پرسنلی (بیمه، مالیات، بانک)»
این بخش در فرم کارمند به‌صورت بسته است و کنارش می‌نویسد چند مورد از شش مورد اصلی پر شده است. برای کارمندانی که فقط صندوق‌داری یا ویتری می‌کنند لازم نیست؛ ولی بدون آن لیست بیمه، لیست مالیات و فایل بانک ساخته نمی‌شود. فیلدها:
- ▸«نام»، «نام خانوادگی»، «نام پدر»، «شمارهٔ شناسنامه»، «محل صدور»، «محل تولد»، «تاریخ تولد»، «جنسیت» و «ملیت».
- ▸«شمارهٔ بیمه»، «کد شغل بیمه» و «سابقهٔ بیمهٔ قبلی (روز)».
- ▸«نوع قرارداد»: دائم، موقت، پاره‌وقت یا ساعتی.
- ▸«تاریخ پایان کار» (با قطعی‌شدن تسویه‌حساب خودکار پر می‌شود).
- ▸«شمارهٔ شبا»: با فرمت IR و ۲۴ رقم؛ شبای نامعتبر با پیام «شمارهٔ شبا نامعتبر است» قرمز می‌شود.
اگر نام و نام خانوادگی پرونده خالی باشد، در لیست‌ها کلمهٔ اول «نام کامل» به‌عنوان نام و بقیه به‌عنوان نام خانوادگی می‌آید. فرم کارمند فعلاً جایی برای تاریخ استخدام ندارد. کارمندی که تاریخ استخدامش در پرونده نباشد از ماه اول پایهٔ سنوات می‌گیرد و حقوقش برای ماه شروع، نصف‌شده حساب نمی‌شود؛ روز کارکرد را دستی کم کنید.
حکم کارگزینی چیست؟
حکم یعنی «از فلان تاریخ، مزد پایهٔ این فرد این‌قدر است». هر ماه، حقوق از حکمِ صادرشده‌ای می‌آید که تا آخرین روز همان ماه نافذ شده باشد (آخرین «تاریخ اجرا»). تا وقتی برای کسی حکمی صادر نکنید، حقوق او مثل قبل از فرم کارمند خوانده می‌شود؛ پس هیچ چیز تا اولین حکم تغییر نمی‌کند. بعد از صدور حکم، «حقوق پایه» فرم کارمند فقط برای ماه‌های پیش از اولین حکم به کار می‌رود.
صدور حکم جدید
- ۱در «📄 احکام کارگزینی» ردیف کارمند را پیدا کنید و «＋ حکم جدید» را بزنید. اگر حکمی داشته باشد، مبلغ‌های حکم قبلی پیش‌فرض می‌آیند.
- ۲«تاریخ اجرای حکم» را انتخاب و در صورت دلخواه «عنوان» بنویسید (مثلاً افزایش سالانه ۱۴۰۵).
- ۳«مزد پایهٔ ماهانه» یا برای کارمند ساعتی «نرخ ساعتی» را بنویسید. یکی از این دو الزامی است.
- ۴مزایای اختیاری: «پایهٔ سنوات روزانه»، «حق مسکن»، «بن خواروبار»، «حق تأهل»، «حق اولاد (هر فرزند)» و «سایر مزایای ثابت». هرکدام را خالی (۰) بگذارید، طبق بخشنامهٔ همان سال محاسبه می‌شود.
- ۵«ذخیرهٔ حکم» را بزنید. «پیش‌نویس (تا صدور، روی حقوق اثری ندارد)» را فقط وقتی بزنید که هنوز نمی‌خواهید اعمال شود.
پس از ذخیره، اگر مشکلی باشد هشدار (نه خطا) می‌بینید؛ مثلاً مزد پایه کمتر از حداقل مزد آن سال (برای ساعتی و پاره‌وقت نمی‌آید)، کد ملی یا شبای نامعتبر، یا کارمند متأهل بدون تعریف حق تأهل در آن سال.
حکم‌های سال جدید یک‌جا
- ۱سال را بالای صفحه انتخاب کنید و «📄 پیش‌نویس احکام سال …» را بزنید. برای همهٔ کارکنانِ فعالِ دارای مزد که برای آن سال حکم ندارند، یک پیش‌نویس از آخرین حکم (یا حقوق فعلی) و با تاریخ اجرای اول سال ساخته می‌شود.
- ۲پیش‌نویس هر نفر را با «✏️ سال …» باز کنید و مزد را طبق بخشنامه افزایش دهید.
- ۳با «✓ صدور … حکم پیش‌نویس» همه را صادر کنید. تا آن لحظه روی حقوق اثری ندارند.
پایهٔ سنوات حکم سال قبل به حکم جدید منتقل نمی‌شود، چون هر سال با بخشنامه تعیین می‌شود؛ مزایای خالی هم خودبه‌خود نرخ جدید را می‌گیرند.
سوابق، ویرایش و حذف
- ▸«سوابق (n)» فهرست حکم‌های هر نفر را با وضعیت «صادرشده» یا «پیش‌نویس» باز می‌کند.
- ▸حکمی که در یک دورهٔ قطعی‌شده استفاده شده، نه ویرایش می‌شود و نه حذف: پیام «این حکم در حقوق قطعی‌شده استفاده شده و قابل ویرایش نیست — حکم جدید صادر کنید» می‌آید. حکم جدید با تاریخ اجرای بعدی بسازید.
- ▸تغییر حکم روی دوره‌های پیش‌نویسِ موجود با «↻ بازخوانی کارکرد» اعمال می‌شود.
آشپز تا پایان ۱۴۰۴ حقوق ۱۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال دارد و بخشنامه آن را ۱۴۴٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال کرده است. حکم ۱۴۰۵ با تاریخ اجرای ۱ فروردین صادر می‌شود.
- →دورهٔ ۱۴۰۴-۱۲ از کارمند/حکم قبلی (۱۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال) خوانده می‌شود، چون حکم جدید هنوز نافذ نشده است.
- →دورهٔ ۱۴۰۵-۰۱ و بعد از آن از حکم جدید (۱۴۴٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال) خوانده می‌شود. مسکن، بن و حق اولاد که در حکم خالی‌اند، نرخ بخشنامهٔ ۱۴۰۵ را می‌گیرند.
- →پس از قطعی‌شدن دورهٔ ۱۴۰۵-۰۱ دیگر نمی‌توانید همین حکم را عوض کنید؛ برای اصلاح، حکم تازه با تاریخ اجرای بعدی صادر می‌کنید.
پرسش‌های متداول
؟اگر برای کسی حکم صادر نکنم چه می‌شود؟
حقوقش مثل قبل از فرم کارمند (حقوق پایه یا نرخ ساعتی) و نرخ‌های سال خوانده می‌شود. حکم اختیاری است و تا اولین حکم هیچ چیز تغییر نمی‌کند.
؟حکم پیش‌نویس روی حقوق اثر دارد؟
خیر. فقط حکم «صادرشده» که تاریخ اجرایش تا آخر ماه رسیده باشد خوانده می‌شود. برای اعمال، حکم را از حالت پیش‌نویس درآورید یا «صدور … حکم پیش‌نویس» را بزنید.
؟چرا لیست بیمه می‌گوید پرونده ناقص است؟
چون برای کارمند مشمول بیمه شمارهٔ بیمه، کد شغل، نام پدر، تاریخ تولد، شمارهٔ شناسنامه یا کد ملی معتبر در «پرونده پرسنلی» نیست. نام هر فرد و مورد کم‌شده در پنل خروجی‌ها فهرست می‌شود.
؟حقوق ساعتی چطور در حکم ثبت می‌شود؟
برای کارمند ساعتی «نرخ ساعتی» را پر کنید و «مزد پایهٔ ماهانه» را خالی بگذارید. مزد آن ماه برابر نرخ ساعتی ضرب در ساعت کار می‌شود.