ماندهٔ دفتر، ذخیرهٔ سنوات و بدهی به کارکنان
چه مبلغی به هر کارمند بدهکارید، ذخیرهٔ سنوات هر نفر و ماندهٔ وام و مرخصی را از کجا ببینید.
پاسخ کوتاه
سه عدد را همیشه از دفتر می‌خوانید و با فیش‌ها یکی‌اند: «ماندهٔ دفتر» هر کارمند (حقوق پرداخت‌نشده یا مساعدهٔ باز)، «ذخیرهٔ سنوات» و ماندهٔ وام و مرخصی. هیچ‌کدام دستی نگه داشته نمیشود، پس با اسناد اختلاف پیدا نمی‌کند.
ماندهٔ دفتر هر کارمند
در دورهٔ قطعی‌شده ستون «ماندهٔ دفتر» برای هر نفر یکی از این سه حالت را نشان می‌دهد:
- ▸مبلغ قرمز: بدهی رستوران به کارمند (پرداخت‌نشده). کنارش دکمهٔ «پرداخت» است.
- ▸مبلغ نارنجی همراه کلمهٔ «مساعده»: کارمند بیش از حقوق ثبت‌شده دریافت کرده است.
- ▸«✓ تسویه»: چیزی باقی نمانده است.
این عدد، جمع بستانکار منهای بدهکارِ تفصیلیِ همان کارمند روی حساب «حقوق و دستمزد پرداختنی» است (پرداختها).
سربرگ «📦 ذخیرهٔ سنوات»
برای هر کارمند می‌بینید:
- ▸«جمع ذخیره‌شده»: مجموع ذخیره‌های ماهانهٔ دوره‌های قطعی‌شده.
- ▸«برداشت از ذخیره» و «سنوات پرداختی (کل)»: آنچه تا امروز از ذخیره برداشته یا به‌عنوان سنوات پرداخت شده است.
- ▸«ماندهٔ ذخیره» = جمع ذخیره‌شده − برداشت از ذخیره.
- ▸«سابقهٔ پرداخت‌نشده از» و «روز»: سابقه‌ای که هنوز سنواتش پرداخت نشده؛ اگر تاریخ استخدام ثبت نباشد «نامشخص» می‌نویسد.
- ▸«مزد مستمر ماهانه» و «برآورد سنوات» (مزد مستمر × روز ÷ ۳۶۵).
بالای جدول «جمع ذخیره» و «برآورد سنوات پرداخت‌نشده تا امروز» را می‌بینید؛ اگر برآورد از ذخیره بیشتر باشد، تفاوت هنگام پرداخت هزینه میشود.
کارمندی با مزد مستمر ۱۳۴٬۸۲۰٬۰۰۰ ریال در ماه، ۱۲ ماه حقوق قطعی‌شده.
- ذخیرهٔ هر ماه
- ۱۳۴٬۸۲۰٬۰۰۰ ÷ ۱۲ = ۱۱٬۲۳۵٬۰۰۰
- ماندهٔ ذخیره بعد از ۱۲ ماه
- ۱۳۴٬۸۲۰٬۰۰۰
- سنوات یک سال
- ۱۳۴٬۸۲۰٬۰۰۰ (۳۶۵ روز)
- اگر مزد در پایان سال به ۱۶۲٬۸۲۰٬۰۰۰ مزد مستمر برسد
- سنوات ۱۶۲٬۸۲۰٬۰۰۰: ۱۳۴٬۸۲۰٬۰۰۰ از ذخیره و ۲۸٬۰۰۰٬۰۰۰ هزینهٔ جدید
وام و مرخصی
ماندهٔ هر وام در «💳 وام کارکنان» و مانده مرخصی هر سال در «🏖 مانده مرخصی» است (وام کارکنان و مانده مرخصی). هر دو روی فیش حقوقی هم چاپ می‌شوند: «ماندهٔ مرخصی سال …» و «ماندهٔ وام».
ذخیرهٔ سنوات فقط وقتی در سند ثبت میشود که حساب «ذخیرهٔ مزایای پایان خدمت» در تنظیمات حسابداری نگاشت شده باشد. بدون آن، سنوات هنگام پرداخت یکجا هزینه میشود و ذخیره‌ای ساخته نمیشود.
پرسش‌های متداول
؟چرا ماندهٔ دفتر با خالص فیش فرق دارد؟
ماندهٔ دفتر از روی سند و پرداختها ساخته میشود. مساعدهای که پیشتر پرداختهاید از آن کم شده است، پس اگر پرداخت دیگری نکرده باشید با خالص فیش برابر است. فقط اگر حساب «وام و مساعدهٔ کارکنان» نگاشت نشده باشد، قسط وام روی حساب حقوق میماند و ماندهٔ دفتر به اندازهٔ قسط از خالص بیشتر دیده میشود.
؟ذخیرهٔ سنوات پول واقعی کنار میگذارد؟
خیر. یک ثبت حسابداری است که هزینه را به ماههای سابقه پخش میکند تا هنگام پرداخت سنوات هزینهٔ سنگین یکجا نداشته باشید. پول واقعی را خودتان کنار بگذارید.
؟ماندهٔ مرخصی یک نفر منفی شد؟
یعنی بیش از طلبش مرخصی ثبت شده. کسری به سال بعد منتقل نمیشود و خودکار از حقوق کم نمیشود؛ اگر خواستید، با «سایر کسور» اعمالش کنید.