سند حسابداری حقوق
سند خودکاری که با قطعی‌سازی دورهٔ حقوق ثبت میشود: ردیف‌های بدهکار و بستانکار، حساب‌ها و نمونهٔ کامل.
پاسخ کوتاه
با «قطعی‌سازی و ثبت سند»، یک سند متوازن ثبت میشود: هزینهٔ حقوق (به تفکیک اجزا) و بیمهٔ کارفرما بدهکار؛ مالیات، بیمهٔ پرداختنی، قسط وام و حقوق پرداختنیِ هر کارمند بستانکار. اگر ثبت سند خطا بدهد، دوره قطعی نمی‌شود.
چه زمانی سند ثبت میشود
- ▸پل خودکار حسابداری روشن و نگاشت حساب‌ها کامل باشد (تنظیمات حسابداری). در غیر این صورت دوره قطعی میشود ولی سندی ثبت نمی‌شود و شمارهٔ «سند #» کنار «✓ قطعی شده» نمی‌آید.
- ▸تاریخ سند آخرین روز ماه دوره است (اگر گذشته باشد)، وگرنه لحظهٔ قطعی‌سازی. دورهٔ عیدی و سنوات به آخرین روز سال می‌روند. اگر آن تاریخ در سال مالی بسته باشد، ثبت رد میشود.
- ▸اگر ثبت سند ناموفق باشد، پیام «ثبت سند حقوق ناموفق بود، دوره قطعی نشد» می‌آید و دوره به پیش‌نویس برمی‌گردد.
سند در اسناد حسابداری با شرح «حقوق و دستمزد …» دیده میشود. سندهای خودکار با ویرایش دستی تغییر نمی‌کنند؛ اصلاح با سند دستی جدید است.
ردیف‌های سند
- ▸بدهکار، هزینه به تفکیک: «مزد پایه»، «پایهٔ سنوات»، «حق مسکن و بن»، «حق اولاد»، «حق تأهل»، «اضافه‌کاری و فوق‌العاده‌ها»، «حق ماموریت»، «سایر مزایا»، «بازخرید مرخصی»، «عیدی و پاداش»، «سنوات پرداختی از محل ذخیره»، «سنوات پرداختی (مازاد بر ذخیره)» — فقط اجزایی که مبلغ دارند. جمع آن‌ها همیشه برابر ناخالص است.
- ▸بدهکار: «بیمهٔ سهم کارفرما» و در خط جدا «بیمهٔ بیکاری» (۳٪).
- ▸بدهکار و بستانکار: «هزینهٔ سنوات (ذخیرهٔ ماه)» در برابر «ذخیرهٔ مزایای پایان خدمت» — فقط اگر حساب ذخیره نگاشت شده باشد.
- ▸بستانکار: «مالیات حقوق پرداختنی»، «بیمهٔ پرداختنی (کارمند+کارفرما+بیکاری)».
- ▸بستانکار به تفکیک هر کارمند: «قسط وام — نام» (اگر حساب وام نگاشت شده و قسط از مبلغ پرداختنی بیشتر نباشد) و «حقوق پرداختنی — نام» به مبلغ ناخالص − مالیات − بیمهٔ کارمند − قسط وام.
مساعده و سایر کسور در سند نیستند: مساعده پیش‌تر به‌صورت پرداخت روی تفصیلی همان کارمند ثبت شده و با «حقوق پرداختنی» او تهاتر میشود. سند دورهٔ عیدی یک خط بدهکار «هزینهٔ حقوق ناخالص» روی حساب «عیدی و پاداش» دارد.
حساب‌ها از کجا می‌آیند
در تنظیمات حسابداری گروه «حقوق»: «هزینهٔ حقوق و دستمزد» و «حقوق و دستمزد پرداختنی» (پایه)، «عیدی و پاداش»، «بیمهٔ سهم کارفرما»، «حق بیمهٔ پرداختنی»، «مالیات حقوق پرداختنی»، «ذخیرهٔ مزایای پایان خدمت»، «هزینهٔ سنوات خدمت»، «بازخرید مرخصی» و «وام و مساعدهٔ کارکنان». اگر «عیدی و پاداش»، «هزینهٔ سنوات خدمت» یا «بازخرید مرخصی» نگاشت نشده باشد، روی «هزینهٔ حقوق و دستمزد» می‌نشیند. اگر یکی از سه حساب بیمهٔ کارفرما، بیمهٔ پرداختنی یا مالیات پرداختنی نگاشت نشده باشد، سند ساده میشود: بدهکار هزینه (ناخالص) و بستانکار حقوق پرداختنی (ناخالص).
همان فیش کامل: ناخالص ۳۵۴٬۶۰۱٬۹۳۶، بیمهٔ کارمند ۲۳٬۳۶۷٬۴۰۰، سهم کارفرما ۷۶٬۷۷۸٬۶۰۰ (که ۱۰٬۰۱۴٬۶۰۰ آن بیکاری)، مالیات ۸٬۷۱۴٬۳۶۰، قسط وام ۱۵٬۰۰۰٬۰۰۰ و ذخیرهٔ سنوات ۲۵٬۲۳۵٬۰۰۰. حساب‌ها کامل نگاشت شده‌اند. تاریخ سند: ۳۱ شهریور.
- بدهکار: مزد پایه
- ۳۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰
- بدهکار: پایهٔ سنوات
- ۲٬۸۲۰٬۰۰۰
- بدهکار: حق مسکن و بن
- ۳۱٬۰۰۰٬۰۰۰
- بدهکار: حق اولاد
- ۲۰٬۷۸۱٬۹۳۶
- بدهکار: بیمهٔ سهم کارفرما
- ۶۶٬۷۶۴٬۰۰۰
- بدهکار: بیمهٔ بیکاری
- ۱۰٬۰۱۴٬۶۰۰
- بدهکار: هزینهٔ سنوات (ذخیرهٔ ماه)
- ۲۵٬۲۳۵٬۰۰۰
- بستانکار: ذخیرهٔ مزایای پایان خدمت
- ۲۵٬۲۳۵٬۰۰۰
- بستانکار: مالیات حقوق پرداختنی
- ۸٬۷۱۴٬۳۶۰
- بستانکار: بیمهٔ پرداختنی (۲۳٬۳۶۷٬۴۰۰ + ۷۶٬۷۷۸٬۶۰۰)
- ۱۰۰٬۱۴۶٬۰۰۰
- بستانکار: قسط وام — مدیر
- ۱۵٬۰۰۰٬۰۰۰
- بستانکار: حقوق پرداختنی — مدیر
- ۳۰۷٬۵۲۰٬۱۷۶
- جمع هر طرف
- ۴۵۶٬۶۱۵٬۵۳۶
- →حقوق پرداختنی = ۳۵۴٬۶۰۱٬۹۳۶ − ۸٬۷۱۴٬۳۶۰ − ۲۳٬۳۶۷٬۴۰۰ − ۱۵٬۰۰۰٬۰۰۰ = ۳۰۷٬۵۲۰٬۱۷۶ ریال.
- →مساعدهٔ ۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریالی که پیش‌تر پرداخته شده، همین حساب را بدهکار کرده بود؛ پس مانده کارمند بعد از سند ۳۰۷٬۵۲۰٬۱۷۶ − ۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ = ۲۸۷٬۵۲۰٬۱۷۶ ریال میشود؛ دقیقاً خالص فیش.
نمی‌توانید سند حقوقِ یک دورهٔ قطعی را حذف کنید و دورهٔ قطعی هم حذف نمی‌شود. اگر اشتباهی در ارقام دیدید، پیش از قطعی‌سازی اصلاح کنید؛ بعد از آن اصلاح با سند دستی یا در دورهٔ بعد انجام میشود.
پرسش‌های متداول
؟چرا سندی ثبت نشد؟
احتمالاً پل خودکار حسابداری خاموش است یا حسابهای «هزینهٔ حقوق و دستمزد» و «حقوق و دستمزد پرداختنی» نگاشت نشدهاند. در این حالت دوره قطعی میشود ولی سند ندارد. نگاشت را در تنظیمات حسابداری کامل کنید.
؟چرا خالص فیش در سند نیست؟
سند بدهی رستوران را بعد از مالیات، بیمه و قسط وام ثبت میکند. مساعده و سایر کسور در سند نیستند؛ مساعده را همان پرداخت قبلی خنثی میکند.
؟ذخیرهٔ سنوات چرا خط جدا دارد؟
چون هزینهای است که کارمند از آن چیزی نمیگیرد؛ ماهانه یکدوازدهم مزد مستمر به ذخیره میرود تا سنوات پرداختی را پوشش دهد.