حضور و غیاب (ثبت ورود و خروج)
ثبت ورود و خروج کارکنان، ثبت دستی، تأخیر و اضافه‌کاری و ارتباط آن با حقوق و انعام.
پاسخ کوتاه
در «حضور و غیاب» ورود و خروج هر کارمند با یک دکمه یا دستی ثبت می‌شود. ساعت کار، روز کارکرد و اضافه‌کاری که حقوق و تقسیم انعام از آن می‌خوانند از همین رکوردها می‌آید، نه از شیفت صندوق.
ساعت کار و اضافه‌کاری هر ماه در حقوق و دستمزد از حضور و غیاب همان ماه خوانده می‌شود و فقط برای کسی که هیچ رکورد حضوری ندارد به شیفت‌های صندوق برمی‌گردد. پس آشپز یا ویتری که صندوق باز نمی‌کند هم ساعت کار دارد، به شرط اینکه ورود و خروجش ثبت شود.
ثبت سریع ورود و خروج
- ۱منوی «حقوق و دستمزد ← حضور و غیاب» را باز کنید.
- ۲در کادر «⏱️ ثبت سریع ورود/خروج» برای هر کارمند فعال یک دکمه هست. «▶ ورود — نام» را بزنید تا ورود با ساعت همین لحظه ثبت شود.
- ۳دکمهٔ کسی که در حال کار است سبز و «⏹ خروج — نام» است؛ هنگام رفتن آن را بزنید.
ثبت ورود و خروج را مدیر یا کاربر مسئول در همین صفحه انجام می‌دهد. برای یک نفر دو ورود باز پذیرفته نمی‌شود («این کارمند قبلاً ورود زده و هنوز خروج ثبت نکرده است») و برای کارمند غیرفعال هم ممکن نیست.
ثبت دستی (فراموشی یا ثبت بعدی)
- ۱«+ ثبت دستی» را بزنید.
- ۲«کارمند»، «تاریخ»، «ورود»، «خروج»، «استراحت» (دقیقه، پیش‌فرض ۳۰) و در صورت نیاز «یادداشت» را وارد کنید. اگر خروج کوچک‌تر یا مساوی ورود باشد به روز بعد می‌رود.
- ۳«✓ ثبت» را بزنید. رکوردی که با رکورد دیگر همان کارمند هم‌پوشانی داشته باشد رد می‌شود: «برای این کارمند در همین بازه رکورد حضور دیگری ثبت شده است».
رکورد اشتباه را با «حذف» در جدول «رکوردهای کارت‌زنی» پاک کنید و در صورت نیاز دوباره دستی ثبت کنید.
تأخیر، تعجیل و اضافه‌کاری
هنگام ورود، رکورد به نزدیک‌ترین شیفت برنامه‌ریزی‌شدهٔ همان کارمند (در بازهٔ ۴ ساعت، یا شیفتی که ورود داخلش افتاده) در برنامهٔ کاری وصل می‌شود و استراحت از شیفت گرفته می‌شود. ورود بعد از شروع شیفت «تأخیر» (دقیقه)، خروج قبل از پایان شیفت «تعجیل» و خروج بعد از پایان شیفت «اضافه‌کاری» (دقیقه) است. رکوردی که شیفتی به آن وصل نشود فقط ساعت خام را می‌شمارد و تأخیر یا اضافه‌کاری ندارد.
علی شیفت ۰۸:۰۰ تا ۱۶:۰۰ با ۳۰ دقیقه استراحت دارد. نرخ ساعتی او ۳۰۰٬۰۰۰ ریال است.
- ورود
- ۰۸:۱۲ ← تأخیر ۱۲ دقیقه
- خروج
- ۱۶:۴۰ ← اضافه‌کاری ۴۰ دقیقه
- مدت حضور
- ۰۸:۱۲ تا ۱۶:۴۰ = ۵۰۸ دقیقه
- ساعت خالص
- ۵۰۸ − ۳۰ استراحت = ۴۷۸ دقیقه ≈ ۸ ساعت
- هزینهٔ رکورد
- ۳۰۰٬۰۰۰ × ۴۷۸ ÷ ۶۰ = ۲٬۳۹۰٬۰۰۰ ریال
- →در «جمع دوره به تفکیک کارمند»، این روز یک «روز کارکرد»، ۱۲ دقیقه تأخیر و حدود ۰٫۷ ساعت اضافه‌کاری به نام علی اضافه می‌کند.
سارا ساعت ۰۸:۰۰ وارد شده (شیفت تا ۱۶:۰۰) و خروج نزده است.
- →در جدول با رنگ سبز و «در حال کار» دیده می‌شود.
- →بررسی خودکار هنگام باز شدن برنامه و هر ۶ ساعت اجرا می‌شود؛ هر رکوردی که بیش از ۱۶ ساعت باز مانده باشد را در پایان شیفت برنامه‌ریزی‌شده‌اش می‌بندد (اگر شیفتی نداشت، ۱۶ ساعت پس از ورود) و در یادداشت «بسته شدن خودکار (خروج ثبت نشده بود)» می‌نویسد.
- →سارا ۸ ساعت منهای استراحت حساب می‌شود. رکورد را بازبینی و در صورت لزوم حذف و دستی دوباره ثبت کنید.
گزارش دوره
- ▸با «از تاریخ» و «تا تاریخ» بازه را بگذارید (پیش‌فرض ۷ روز اخیر) و «↻» بزنید.
- ▸جدول «جمع دوره به تفکیک کارمند»: روز کارکرد، ساعت، اضافه‌کاری، تأخیر (دقیقه)، غیبت و هزینهٔ دستمزد؛ به ترتیب بیشترین ساعت.
- ▸جدول «رکوردهای کارت‌زنی»: ورود، خروج (یا «در حال کار»)، ساعت خالص، تأخیر، اضافه‌کاری و هزینه.
کارمندی که حضورش ثبت نشود، از تقسیم انعام سهمی نمی‌برد و برای کارمند ساعتی ساعت کاری هم محاسبه نمی‌شود. حضور را همان روز ثبت کنید.
پرسش‌های متداول
؟کارکنان می‌توانند خودشان با PIN ورود و خروج بزنند؟
در نرم‌افزار فعلی، ورود و خروج با دکمه‌های ثبت سریع یا ثبت دستی در همین صفحه انجام می‌شود. برای کارمندی که فراموش کرده، مدیر دستی ثبت می‌کند.
؟اگر برای کارمندی حضور ثبت نکنم، حقوقش چه می‌شود؟
حقوق ماهانهٔ ثابتش با روز کارکرد ماه حساب می‌شود، اما ساعت کار و اضافه‌کاری او خالی می‌ماند و از انعام سهمی نمی‌برد. برای کارمند ساعتی، بدون حضور ساعتی ثبت نمی‌شود.
؟حضور و غیاب با شیفت صندوق چه فرقی دارد؟
شیفت صندوق برای باز و بستن صندوق و کنترل پول است؛ حضور و غیاب ساعت کار همهٔ کارکنان را ثبت می‌کند و مبنای حقوق و انعام است.
؟چرا رکورد من هنوز «در حال کار» است؟
خروج نخورده. «⏹ خروج» را بزنید یا اگر مدتی گذشته، رکورد را حذف و دستی دوباره ثبت کنید.